ارتباط موثر شغلی(قسمت دوم)
واقعاً این کار نه زمان زیادی لازم دارد و نه پول بیشتری
یکی از اعضای هیئت مدیره یک بخش سرمایه گذار در تجارت کالای مصرفی به نام اندروویتمن (Andrew Whitman ) ضمن دیدار از نمایشگاههای بازرگانی مربوط به صنعت غذا،یادداشت هایی برای ارایه به همکارانش برداشت. بعدها روزی با یک عضو هیئت رئیسه که از رقبای سرسختش به شمار می رفت صحبت می کرد و وقتی متوجه شد که آن فرد نتوانسته از آخرین نمایشگاه دیدن کند،یادداشت هایش را در اختیار او گذاشت.از آن پس این عمل "وتیمن" به عنوان یک عمل ارزنده در تقویت روابط تجاری رواج پیدا کرد.ویتمن اعتقاد دارد:« اطلاعات مربوط به کار من انحصاری و سری نیست و من آنرا به هر کسی که به آن اطلاعات نیاز داشته باشد ارسال می کنم چرا که این راه خوبی برای تماس برقرارکردن با افراد است. »
او می گوید: ۵۰درصد از افرادی که آن اطلاعات را دریافت می کنند یادداشت هایی برایم می فرستند بدین ترتیب،متقابلاً، نظرات جالبی به دستم می رسد و همین امر باعث تعمیم و زایش بحث های مهم حرفه ای ( فی مابین همتایان تجاری ) در مورد اوضاع جاری این صنعت می شود.
از هر موقعیتی برای برقراری ارتباط استفاده کنید شما می بایست پیوسته در این فکر باشید که چگونه و کجا می توانید روابطی را ایجاد و آنها را تقویت کنید.یعنی از هر فرصتی مثل نوشیدن چای،صرف ناهار و شام و یا هر نوع ارتباط و تماسی که در مسافرت ها دست می دهد استفاده کنید و گرنه مجبور خواهید بود راه دور و درازی را برای رسیدن به این هدف طی کنید.
زمانی که رئیس شرکت مشاوره شروود ( Sherwood ) به نام مارتین پیچنسون ( Martin Pichinson ) از مقرش در لوس آنجلس در تلاش برای گسترش روابط تجاری اش با شرکت سیلیکون Silicon Valley بود از هر موقعیتی برای تماس با همتایان تجاری اش به سرعت استفاده می کرد.
او می گوید:وقتی کسی تلفن می کرد ومی گفت که احتمال دارد با من معامله ای داشته باشد و از من وقت ملاقات می خواست،صبح روز بعد در محل آنها حاضر می شدم و فرصت را از دست نمی دادم،یعنی با پرواز 5 صبح حرکت می کردم و ساعت 8برای صرف صبحانه در آن اداره بودم.
به اعتقاد وی،می بایست هر موقعیتی را به سرعت تأیید وگرنه رقبا این کار را خواهند کرد.
موقعیت های از دست رفته بزرگترین مایه تأسف و اندوه یک رئیس یا مؤسس به شمار می روند.
« کریگ دانولف» که در رأس یک شرکت تجاری بازاریابی کامپیوتری است از اینکه نتوانست از موقعیت هایی که در«Icat»بدست آورد استفاده کند،هنوز احساس تأسف می کند. ( آیکات، یک شرکت تجاری معتبر نرم افزای بود که دانولف در سال ۱۹۹۸ آنرا به Intel فروخت ).دانولف می گوید:« آنوقت ها من حتی پیر امیدیار ( Pierre omidyar ) از ( Ebay ) را گاهی در کنفرانسها می دیدم و ما برای دقایقی با هم صحبت می کردیم. » اما دانولف هیچگاه فراتر از آن برخوردهای رسمی پیش نرفت.
او می گوید:« من به دنبال دولت یابی نبودم و گرنه همه زمینه ها برای ایجاد ارتباط مهیابود و با اندکی سعی می توانستم دوستانی داشته باشم و این دوستی می توانست برای آیکات هم سودمند و مفیدباشد ولی آنموقع هیچ دلیلی برای اینکار نمی دیدم. اغلب در روز ملاقات با افراد با آنها صحبت می کردم اما بعد از آن همه درگیر زندگی می شدیم و سرمان مشغول کار خودمان می شد و سراغی از هم نمی گرفتیم »
ویژگیهای خود را بشناسید
حقیقتاً ایجاد روابطی خوب که منجر به تجارت موفقی گردد،کار مشکلی نیست. این کار به یک تنظیم ذهنی نیاز دارد یعنی می بایست مترصد امکانات باشید و در عین حال به اعمالتان آگاه باشید می توانید موانعی را که در مسیر گسترش روابط مورد نیازتان پیش می آید، از میان بردارید.
«جیمز تام » نویسنده کتاب مشارکت بنیادی در این باره می گوید:به رفتارتان نگاه کنید و بازتاب آنرا بسنجید. او می گوید: رفتارهای دفاعی که ممکن است مانع پیشرفت شما باشند را شناسایی کنید مثلاً احتمال دارد وقتی که وحشتزده و ترسان می شویم یا دیگری را غرق در اطلاعات کنیم یا در سکوت فرو رویم که این می تواند یک اخطار اولیه باشد.وقتی چنین رفتاری را در خود تشخیص دادید خواهید توانست اقداماتی را بعمل آورید آنگاه یا لازم است که آهسته تر پیش روید یا می بایست برای خنثی کردن آن رفتار هر کاری از دستتان برمی آید بکنید.
با افراد مستقیماً ارتباط برقرار کنید.یا مسئولیت برقراری ارتباط را بر عهده دیگران نگذارید یا از واسطه کردن دیگران پرهیز کنید.
وقتی دانولف از آیکات بیرون آمد این اطمینان را داد که شخص دیگری از عهده ایجاد روابط کلیدی برخواهد آمد اما ترجیح می داد که آن شخص هر کسی غیر از خود او باشد.دانولف می گوید:افراد زیادی در اطرافم بودند که شخصیت جذاب تری از من داشتند و من مطئمن بودم که یکی از آنها می توانست ارتباط خوبی با بقیه برقرارکند، به همین دلیل از همه می خواستم که برای ایجاد روابط دوستانه سراغ فرد دیگری بروند.
ولی از آن زمان تا کنون دانولف تغییر کرده و می گوید:حالا برای ارتباط برقرارکردن،تلاش بیشتری می کنم و دیگر مثل گذشته پرشتاب عمل نمی کنم حالا به دیگران Emailهایی می زنم تا آنها را از یاد نبرم.
هر چند چنین ارتباطی خیلی قوی و پررنگ نیست اما مفید است،خب به هر حال هر کسی مشغله ای دارد و نیازی به رفتار دراماتیک نیست.
ارتباط مستقیم برقرار کنید
هیچگاه فکرنکنید که برقراری ارتباط از طریق شبکه می تواند مانند ارتباط رودررو مؤثر باشد. به گفته ویتمن، متأسفانه ارتباطات شبکه ای برای خیلی ها هدف شده است.
او می گوید:« ارتباط گران شبکه ای بیکارانی هستند که قبلاً بیکار نبوده اند،همه شبکه را به هم توصیه می کنند ولی آنها در شبکه چه می کنند؟ آنها مرتباً افرادی که هیچوقت با آنها صحبت نکرده اند، فرا می خوانند و همه حرفشان یا «من» ، «من» ، «من» است، یا «به کمکت احتیاج دارم» ، ولی چنین کاری ایجاد ارتباط نیست بلکه نوعی چاپلوسی و تن آسایی است. »
هیچگاه مأیوس نشوید
حفظ رابطه در تجارت مثل حفظ رابطه در مدرسه نیست.یعنی در تجارت ممکن است با وجود آنکه طی سالها دلیلی برای صحبت با کسی نداشته اید، بتوانید ارتباطی را دوباره آغاز کنید.
دانولف می گوید: من اخیراً Email هایی به فرد ویلسون نائب رئیسی که سالها قبل او را کنار گذاشته بودم،زدم. او مرا به خاطر آورد و ما ارتباطمان را از سرگرفتیم. حفظ ارتباط به مایجتاج زیادی نیاز ندارد.
علی خویه
سخنران و مدرس اصول و فنون مذاکره حرفه ای، اصول و فنون مذاکرات تجاری بین المللی بازرگانی فروش بازاریابی، برگزار کننده بیش از 160 کلاس اصول و فنون مذاکرات در سازمان ها شرکت ها موسسات ملی و بین المللی، مولف و مترجم 11 عنوان کتاب تخصصی و مدرس دانشگاه در حوزه مدیریت،بازاریابی، فروش، ارتباطات، تبلیغات، خلاقیت و مذاکره برگزاری بیش از 350000 نفر ساعت کلاس ها، دوره ها و کارگاه های آموزشی کابردی و اجرایی، ....
پرویز شاهقلی قهفرخی