فنون مذاکره

فنون مذاکره

آمادگی برای مذاکره:برای مذاکره موفقیت آمیز شما نیاز به یک طرح دارید، طرحی که در برگیرنده هدف نهایی و استراتژی شما برای رسیدن به آن هدف باشد، برای تسهیل در موفقیت طرح، قبل از مذاکره خود را کاملاً آماده کنید.

مفهوم مذاکره: مذاکره زمانی معنا دارد که یک فرد آنچه را که مورد نیاز شما است در اختیار دارد و شما نیز حاضرید برای بدست آوردن آن چانه زنی کنید و بلعکس مذاکره فرایندی است که تقریباً همه روزه و همه جانبه بین افراد انجام می شود.

نکته: برای اینکه یک مذاکره کننده خوب باشید باید بتوانید به نیاز طرف مقابل پی ببرید.

درک اصول: مذاکره موفقیت آمیز یعنی تلاش برای به دست آوردن راه حلی که مورد قبول و توافق هر دو طرف باشد. این کار حتما نباید برنده یا بازنده ای در پی داشته باشد. مذاکره فرایندی است که یا به یک نتیجه رضایت بخش برای هر دو طرف یا شکست برای طرفین منتهی می شود (یا برد دو طرفه یا باخت دو طرفه)

شناسایی مهارت ها: مهارتهای اصلی برای یک مذاکره موفقیت آمیز عبارتند از:

       توانایی توصیف مجموعه ای ازاهداف و انعطاف پذیری نسبت به برخی از آنها.

       توانایی کشف راههای متعدد.

       توانایی کسب آمادگی لازم.

       توانایی گوش دادن به دیگران و سؤال کردن از آنان

       توانایی تشخیص اولویت ها.

نکته: مذاکره را با در نظر گرفتن منافع احتمالی شروع کنید نه با تصور ضررها:

انواع مذاکره: نوع مذاکره بستگی دارد به اینکه چه کسی و برای چه منظوری این کار را انجام می دهد در این راستا مذاکره می تواند رسمی، غیر رسمی، ادامه دار یا تک جلسه ای باشد. افرادی که در یک رشته کاری فعالیت می کنند مانند کارمندان، سهامداران، اتحادیه های صنفی،‌مدیران، عرضه کنندگان، مشتریان و دولت ها باید از طریق مذاکره اختلافات خود را حل و فصل نمایند.

نکته: همگام مذاکره برای سازش آمادگی داشته باشید.

نکته: استراتژی خود را مطابق با نوع مذاکره انتخاب کنید.

مراحل مذاکره:آمادگی، ارائه پیشنهاد،‌مباحثه، چانه زنی، ختم مذاکره.

برد برای همه: کلید موفقیت در مذاکره این است که بدانیم در ازای امتیازاتی که هر یک از طرفین می دهند باید متقابلاًامتیازاتی دریافت دریافت کننده. در مذاکرات همه مذاکره کنندگان می تواند در پایان برنده باشند.مثال در مذاکره اتحادیه صنفی باید مدیر یک شرکت،‌اتحادیه برای اعضای خود دستمزد بیشتری بدست می آورد و مدیریت شرکت اطمینان می یابد بهره وری شرکت افزایش خواهد یافت.

توجه: چیزی که برای شما با ارزش است ممکن است برای طرف مقابل ارزشمندی محسوب نگردد.

انعطاف پذیری

نکته: انعطاف پذیر باشید چرا که انعطاف پذیری نشانه قدرت شماست نه نشانه ضعف شما

نکته: اگر با عجله تصمیم بگیرید،در آرامش پشیمان خواهید شد.

شناسایی اهداف: اولین هدف برای برنامه ریزی هر نوع مذاکره،این است که اهداف خود را مشخص کنید.از مذاکره به دنبال چه نتیجه ای هستید؟

نکته:اهداف خود را بنویسید.سپس آنها را به ترتیب اولویت مرتب کنید.

نکته:از قبل مشخص کنید که چه مسائلی قابل مذاکره و کدامیک غیر قابل مذاکره می باشند.

 

طبقه بندی اولویت ها:

آنهایی که ایده آل هستند.

آنهایی که نماینگر یک هدف واقعی هستند.

آنهایی که باید تحقق پیدا کنند و برای شکست نخوردن شما در مذاکره ضروری و قطعی هستند.

کسب آمادگی: برای مذاکره های جدی لازم است که ابتدا بررسی های جامعی انجام می دهند.

برای رسیدن به هدف مورد نظر باید هم اطلاعات مورد نیاز و نیز اطلاعاتی که برای تضعیف دلایل طرف دیگر لازم است شناسایی و جمع آوری کنید. توجه کنید،نداشتن اطلاعات بهتر از داشتن اطلاعات غلط است.

نکته: تمام اطلاعات کلیدی مرتبط با موضوع مذاکره را جمع آوری کنید.

ارزیابی طرف مقابل: به نفع شماست که نقاط قوت و ضعف طرف مقابل را، زمانی که برای مذاکره آماده می شوید، بررسی و در مورد سوابق افراد شرکت کننده تحقیق کنید.همچنین بکوشید سابقه ی آنها را در زمینه مذاکره بدست آورید.

نکته: گاهی ممکن است طف مقابل یک موضوع پنهانی برای مطرح کردن داشته باشد.

انتخاب استراتژی: پس از مشخص کردن هدفهای خود و تجزیه و تحلیل هدفهای احتمالی طرف مقابل،برای تحقق اهداف،یک استراتژی تدوین نمایید.

استراتژی یک سیاست کلی است که برای دست یافتن به اهدافی شخص تدوین می شود.استراتژی را نباید به جای تاکتیک استفاده کرد،چرا که تاکتیک روش اجرای استراتژی است.

استراتژی که انتخاب می کنید به عوامل مختلفی از جمله شخصیت، شرایط و موضوع موضوع مذاکره بستگی دارد.در ارتباط با نوع و موضوع مذاکره افراد گروه رابه دقت بررسی کنید و آن افرادی را برای شرکت در جلسه انتخاب کنید که در تحقق اهداف گروه موثرترین باشند.

نکته: استراتژی مذاکره را ساده و انعطاف پذیر انتخاب کنید.

نقش افراد:برای پایان موفقیت آمیز جلسه مذاکره باید نقش های متداول شناخته شده ای را برای اعضای خود در نظر بگرید از جمله:نقش رهبر،فرد خوب،فرد بد، فرد تندرو،و فرد مستقل یا سوویپر.

نکته: هنگام مذاکره احساس نا راحتی و کلافگی خود را پنهان کنید و هرگز با عصبانیت اتاق جلسه را ترک نکنید.

ارزیابی نقش ها:لازم است افراد در طول مذاکره نقشی فعال داشته باشند.درباره ی نقش و مسئولیت هر یک از اعضا تصمیم بگیرید.آیا آنها در شنیدن و دیدن مهارت بیشتری دارند یا در صحبت کردن درون گرا هستند یا برون گرا ؟ «افراد برون گرا می تواند نقش خوب را بهتر ایفا کند»

در تقسیم مسئولیت و نقش ها دقت کنید،چرا که گروه شما باید این توانایی را داشته باشد که به هر حرکت طرف مقابل پاسخ دهد.

 

 

 

 

 

نقش افراد گروه:

نقش	مسؤلیت
نقش رهبر:هر گروه مذاکره کننده نیاز به یک رهبر دارد. این ضرر می تواند با تجربه ترین (و نه الزاما مسن ترین) عضو گروه باشد	درایت مذاکره و در صورت نیاز دعوت کردن از سایر اعضاء برای اظهار نظر     تصمیم گرفتن در مورد مسائل تخصصی،‌مثلاً در خصوص وجود منافع مالی برای خرید شرکت دیگر        ایجاد هماهنگی بین سایر اعضای گروه
نقش خوب: این نقش بر عهده فردی است که خیلی سریع توسط اعضای گروه مقابل شناسایی می شود و ممکن است آنها آرزو کنند که او تنها فرد مذاکره کننه باشد.	اظهار همدردی و درک نظرات طرف مقابل     تردید ساختگی در مورد مواضع قبلی گروه خود     ایجاد یک احساس امنیت ساختگی در طرف مقابل و ایجاد ارامش
نقش بد: این نقش متضاد نقش خوب است.وظیفه فردی که نقش بد را بر عهده دارد این است که کاری کند تا طرف مقابل احساس کند بدون او راحت تر به توافق می رسد	جلوگیری از ادامه مذاکره در صورت لزوم     بی ارزش کردن استدلال و نظرات طرف مقابل     ایجاد دلهره در طرف مقابل و آشکار کردن نقطه ضعف آنها
نقش تند رو: فرد تندرو نسبت به همه چیز سخت گیری می کند و طرف مقابل را به زحمت می اندازد.سایرین اعضای گروه اغلب از تصمیم های اوتبعیت می کنند	به تاخیر انداختن روند مذاکره با استفاده از تاکتیک های (ایستایی)        مشاهده و ثبت روند مذاکره     متمرکز نگهداشتن گروه بر روی هدف مذاکره
نقش مستقل یا سوویپر: فرد مستقل گروه همه نظرهای مطرح شده را جمع آوری می کند و کنار یکدیگر می گذارد و سپس همه آنها را به عنوان یک موضوع مستدل ارائه می کند	پیشنهاد ها راه ها یا تاکتیک هایی برای بیرون آوردن مذاکره از بن بست     جلوگیری از منحرف شدن گفتگو از موضوع اصلی     اشاره به موارد متناقض در استدلال طرف مقابل

اهمیت وضعیت ظاهری: قبل از شرکت در جلسه به وضعیت ظاهری خود توجه کنید.چرا که اولین برخورد تاثیر زیادی بر طرف مقابل می گذارد.متناسب با نوع جلسه لباس بپوشید.استفاده از لباسهای مرتب و گران قیمت نظر دیگران را درباره شما و اختیارات شما تحت الشعاع قرار می دهد.

نکته: از وسایل بصری استفاده کنید.افراد را به یادداشت برداری و استفاده کردن از آنها در طول مذاکره تشویق کنید.

توجیه اعضای گروه: برای این که اعضای گروه بتوانند نقش خود را به خوبی ایفا کنند باید کاملاً توجیه شوند.افراد ره به آمادگی فردی تشویق کنید از آنها بخواهید برای تمرین با اطلاعات و وسایل بصری حضور پیدا کنند.

نکته: هنگام حضور پای میز مذاکره ساکت باشید.

دستور جلسه: برای اثر بخشی بیشتر جلسه، از دستور (فهرستی از موضوعات مورد بحث) استفاده کنید. دستور جلسه کمک می کند تا مذاکره را بر اهداف مورد نظر متمرکز کنید به یاد داشته باشید که هدف از مذاکره رسیدن به یک راه حل مناسب است. بنابراین لحن دستور جلسه نباید مقرضانه باشد.دستور جلسه باید دارای برنامه زمانبندی بوده و از قبل برای همه ی اعضای گروه ارسال شود.

پیش نویس دستور جلسه:

1-با لحنی رسمی موضوع بحث را تعریف کند.

2-از طریق اولویت بندی عناوین و به طور غیر مستقیم بر محتوای گفتگو تاثیر بگذارد.

موافقت در مورد دستور جلسه:اگر طرف مقابل دستور جلسه را برای شما ارسال کرد آنرا بررسی و استراتژی خود را مطابق آن تعیین کنید.دستور جلسه توسط گروهی تدوین می شود که بیشترین منافع را در مذاکره داشته باشند و معمولاّ نیز اولین فرصت صحبت را به خود اختصاص می دهند از این رو ممکن است بخواهند اولویت سخنرانان رت به نفع خود تغییر دهند.

زمانبندی دستور جلسه: در بعضی از مذاکرات به دلیل کمبود وقت برای جلسه محدودیت زمانی تعیین می شود و در بعضی دیگر جلسه تا به دست آوردن توافق نهایی ادامه می یابد.اگر جلسه بیش از زمان تعیین شده ادامه یابد موجب ناراحتی و خستگی اکثر شرکت کنندگان خواهد شد.

ثبت اطلاعات:در مذاکره هر یک از طرفین ممکن است امتیازاتی را برای طرف دیگر دز نظر بگیرد که بعداّ از

دادن آن پشیمان شود به چنین دلیل ضبط مذاکرات جلسه اهمیت دارد.مذاکره کنندگان با تجربه علاوه بر ضبط مذاکرات صورت جلسه مشروع نیز تهیه می کنند.

نکته 1: حد اکثر هر دو ساعت یک بار اعلام تنفس کنید.

نکته 2: با نصب یک ساعت دیواری کاری کنید تا حاضران زمان را مد نظر قرار دهند.

نکته 3:کمی زودتر از موعد به محل جلسه بروید تا دچار اضطراب نشوید و آرامش داشته باشید.

نکته 4:هنگام مذاکره هم تاکتیک های خود را یکباره فاش نکنید.

هدایت مذاکره: حرکت های اولیه ی خود را طوری برنامه ریزی کنید که فضای مثبتی ایجاد شود.هوشیار و انعطاف پذیر باشید تا در طول مذاکره از فرصت ها بهترین استفاده را ببرید.

ارزیابی فضای جلسه: در طول مذاکره به همان اندازه که صحبت می کنید باید گوش بدهید و مشاهده کنید.نسبت به فضای جلسه هوشیار باشید چرا که فضا خیلی سریع تغییر می کند.هوشیار بودن یعنی اینکه از همه ی حواس خود برای ارزیابی فضای جلسه و درک نشانه هایی که از دیگران می بینید استفاده کنید.

 توجه به اشاره های غیر کلامی: متن گفتار،اشره ی سر و بدن، حالت صورت،و حرکت چشم ها با درک تن گفتار طرف مقابل می توانید تصویر درستی از موضوع بحث آنها بدست آورید « نحوه ی رفتار واقعیت گفته هایشان را فاش خواهد ساخت»برخی نمونه های بارز تن گفتار:دست به سینه نشستن یا پا رو پا انداختن «نشانه حالت دفاعی »،لم دادن روی صندلی «بی حوصلگی »تردید و نا آرامی (عدم تعهد)

تفاوتهای فرهنگی: دست دادن برای یک طرف ممکن است به معنای خداحافظی و برای طرف دیگر به مفهموم کسب موفقیت باشد. قبل از دست دادن مطمئن شوید که مفهوم آنرا در فرهنگهای مختلف می دانید. در بسیاری از فرهنگ های آسیایی دست دادن مردان با زنان صحیح نیست.بنابراین زنان باید دقت کنند که ایا در فرهنگ خاص دست دادن صحیح است یا خیر.

ایجاد فضای مطلوب: با دست دادن می توانید از طرف مقابل سر نخ هایی بدست آورید.دست دادن گرم بیانگر احترام و گشاده رویی است. دست دادن محکم به مفهموم سلطه گرایی است و دست دادن شل بیانگر بی علاقگی است. استفاده از تماس مستقیم بر مطلوبیت فضای می افزاید.

نکته: آهسته و شمرده صحبت کردن نشانگر آرامش خاطر فرد است.

خنده بی موقع و تند صحبت کردن بیانگر عصبی بودن است.

ارائه پیشنهاد: ارائه پیشنهاد در هر مذاکره یک امری اساسی است از قبل باید تصمیم بگیرید که در پیشنهاد دادن آیا می خواهید نفر اول باشید با این تصمیم دارید به پیشنهاد طرف مقابل جواب بدهید.

نکته: پیشنهاد خود را با کمترین هیجان بیان کنید.

انعطاف پذیر باشید: در مذاکره اظهارات خود را به نحوی بیان کنید که در ادامه جلسه امکان مانور داشته باشید.نباید به گونه ای صحبت کنید که گویی موضع غیر قابل تغییری دارید.اظهارات خود را به صورت فرضی بیان کنید تا در طول مذاکره امکان کوتاه آمدن برای طرفین وجود داشته باشد.سعی نکنید طرف مقابل را نیز از همان ابتدا در موضع خودش ثابت نگهدارید.آنها نیز باید امکان مانور داشته باشند.

نکته: تا زمانیکه مطلبی برای گفتن ندارید صحبت نکنید.

نکات کلیدی و مهم:

1-به حرف های طرف مقابل با دقت گوش کنید. شاید خواسته آنها به خواسته شما نزدیک باشد.

2-چنانچه در همان ابتدای مذاکره احتمال توافق وجود دارد شما نیز استراتژی خود را تعدیل کنید.

3-کاری کنید که پیشنهاد اول شما غیر واقعی به نظر برسد و برای کسب توافق از آن نقطه شروع کنید.

4- از همه پیشنهادهایی که به شما می شود یادداشت بردارید و همه را به طور شفاهی ضبط کنید.

5-در ارائه پیشنهاد انعطاف پذیر باشید.

6- در صورت لزوم برای اولین پیشنهاد به خود تردید راه ندهید.

7- پیشنهادهای مشروط بدهید مثلاً اگر شما این کار را بکنید ما هم آن کار را خواهیم کرد.

8- نگرش طرف مقابل را ارزیابی کنید (مثلاً احساس او را در خصوص مورد شخص سؤال کنید)

9- در ابتدای مذاکره زیاد امتیاز ندهید

10- اولین پیشنهاد شمانباید طوری باشد که موقع عقب نشینی باعث خجالت شما شود.

11- هرگز نگوئید «هرگز »

12- به سؤال ها فقط با کلمه «بله » یا «خیر » پاسخ ندهید.

13- سعی نکنید طرف مقابل را نادان جلوه دهید.

14- در موقع لازم شوخ طبع باشید اما زرنگی نکنید.

15- پیشنهاد خود را با زمانی رسا و قاطع بیان کنید.

پاسخ به پیشنهاد: در پاسخ به پیشنهاد طرف مقابل (چه مثبت و چه منفی) سعی کنید فوراً عکس العمل نشان ندهید از سکوت نترسید و در حین سکوت پیشنهاد داده شده را ارزیابی کنید.

نکته 1: هنگام مذاکره به دنبال موارد مشابه در مواضع خود و طرف مقابل باشید.

2- قبل از اینکه پاسخ بدهید صبر کنید تا صحبت طرف مقابل تمام شود.

3- وانمود کنید هر امتیازی که می دهید برای شما یک ضرر بزرگی است.

4-برای تصمیم گیری در مورد هر پیشنهاد جدید فرصت بخواهید.

تاکتیک تاخیر: زمانیکه قصد ندارید به پیشنهاد طرف مقابل پاسخ فوری بدهید از تاکتیک تاخیر استفاده کنید طوری که طرف مقابل به قصد شما پی نبرد.

پیشنهاد متقابل: برای اینکه در ارائه پیشنهاد امتیاز با ارزشی را از دست ندهید می توانید اولویت های طرف دیگر را شناسایی کنید و از میان این اولویت ها، آنهایی که اهمیت کمتری برای شما دارند به عنوان پیشنهاد مقابل طرح کنید.با این روش وانمود می کنید که حاضر به همکاری هستید.

نکاتی که باید به خاطر بسپارید:

       ممکن است پاسخ سریع به پیشنهاد طرف مقابل، موقعیت شما را متزلزل کند.

       بدون دلیل به طرف مقابل اطلاعات ندهید. تبادل اطلاعات فقط باید هنگام مصالحه صورت بگیرد.

       مرتب سؤال کنید. هر اندازه اطلاعات بیشتری داشته باشید، میزان کنترل شما بر مذاکره بیشتر خواهد بود.

       بهتر است که پیشنهاد طرف مقابل را به طور خلاصه برای او بازگو کنید.

       از طرح مواردی که خارج از دستور جلسه هستید پرهیز کنید.این موارد روند مذاکره را کند می کند.

خنثی کردن ترفندهای مذاکراتی: ترفندها و تاکتیک های طرف مقابل را شناسایی و ضد آنها را اجرا کنید.

نکته:اگر اسیر ترفند طرف مقابل شدید قبل از نشان دادن واکنش فکر کنید.

اهداف ترفندهای فریبکارانه:

1.                    سرگرم کردن شما، به طوریکه طرف دیگر بتواند بر مذاکره تسلط پیدا کند.

2.                    انتقال تاکید مذاکره بر مواردی که معامله را صرفاً به نفع طرف مقابل تمام کند.

3.                    فریب دادن گروه شما، به طوریکه مذاکره را زودتر از موعد و قبل از رضایت کامل از شرایط توافق شده تمام کنید.

نکات مهم در برخورد با ترفندها:

1.                    سعی کنید در مذاکره از طرح موضوع های جدید جلوگیری کنید.

2.                    بی توجهی به ترفندی که طرف مقابل پیاده می کند اثر آن را خنثی خواهد کرد.

3.                    برخوردهای شخصی طرف مقابل را به جای خشونت با شوخ طبعی جواب دهید.

4.                    ترفندهای طرف مقابل را هرگز به خودنگیرید این ترفندها برای فریب دادن به کار می رود.

مقابله با رفتارهای بیهوده: رفتارهای ناگهانی و احساسی از سوی کسانی که در جلسه شرکت دارند فضای جلسه را به یکبار، عوض می کند.این فوران احساسات می تواند بیانگر تردید، سر در گمی، یا خشونت باشد اما علت متداول آن عصبانی شدن یکی از اعضای گروه است رفتار بیهوده نوعی ترفند مذاکراتی است توجه مذاکره را از موضوع مورد بحث به فرد خاصی منحرف می کند.

نکته:1. زمانیکه موضوع ناشناخته ای مطرح می شود جلسه را برای تنفس موقتاً تعطیل کنید.

2- فقط بحث های سازنده را دنبال کنید.

بن بست مذاکره ناشی از ترفند: اگر مذاکره به بن بست رسیده است، بحث را به شیوه دیگر ادامه دهید. پیشنهاد کنید که گفت و گوهای جلسه ضبط نشود و در صورتجلسه رسمی درج نگردد با طرفین بتوانند بدون تعهد حرف های خود را مطرح نمایند.

گفتگوی صمیمانه: گفتگو کردن در جایی دور از میز مذاکره، جایی که طرفین با یکدیگر روبروی شوند به روانی مذاکره کمک می کند. از این فرصت ها استفاده کنید تا طرف مقابل شما را فردی منطقی و قابل مذاکره بشناسد.

نکته: 1. هنگامی که موضوع کاملاً تازه ای در جلسه مطرح می شود درخواست تنفس بکنید.

2. اگر توافق کردید گفتگوها ضبط نشود به حرفهایی که در جلسه می زنید پایبند باشید.

درک تن گفتار: هوشیار باشید علائم مهم تن گفتار فقط چند ثانیه دیده می شود برخی از حالات تن گفتار: 1-به پشت تکیه دادن نشانه خشونت است.2- دست به سینه بودن نشانه ناباروی است.3- حالت تمایل بدن به جلو نشانه توجه است 4- چهره باز بیانگر علاقه به ادامه مذاکره است 5-تماس چشمی مستقیم بیانگر افکار مثبت است.6- گذاشتن دست زیر چانه نشان دهنده تفکر است.7-بازی کردن با قلم نشان دهنده حواس پرتی است.8- خیره شدن به اطراف نشان دهنده علم تمرکز است.9- چشمان باز و حالت مهربان چهره نشانه متقاعد شدن است.

تقویت مواضع: دست یافتن به موضع برتر به سرعت توان مذاکراتی شما را افزایش می دهد.

نکته: 1-برای تاکید روی نکات اصلی از روش تکرار و تن گفتار مثبت استفاده کنید.

2- هرگز ارزش و اعتبار طرف مقابل ا زیر سؤال نبرید.

3- برای رسیدن به توافق « سازش » تاکتیک مؤثری است .

4- حرفهای مهم خود را با صدایی بلند اما آرام (قاطعانه، نه خصمانه) بیان کنید.

5- تاکید روی نکات مثبت، نکات منفی را پنهان می کند (در مقابل ضرر پارسال به سود امسا ل اشاره کنید)

6- اگر مرتکب اشتباهی شدید فوراً اعتراف کنید تا بتوانید جلسه را با خیال راحت ادامه دهید.

7- اگر خود را متکبر نشان بدهید شانس خود را برای رسیدن به توافق کاهش می دهید.

8- در یک معامله هر دو طرف باید سود ببرند، چرا که معامله با مشارکت طرفین تحقق پیدا می کند.

9- همواره هدفها و خواسته های اولیه خود را به یاد داشته باشید.

تضعیف مواضع طرف مقابل: هنگام مذاکره اعتماد به نفس و حتی اعتبار طرف مقابل را زیر سؤال ببرید.صحبت های آنها را محک زده، دنبال نقطه ضعف باشید مانند اشتباهات منطقی، استفاده نابجا از اطلاعات.برای تضعیف موضع افراد هرگز به شخصیت آنها توهین نکنید.

نکات مهم: 1- زمانیکه طرف مقابل تعادل خود را از دست می دهد بهترین موقعیت است که امتیازات خود را پس بگیرید.

2- در پایان روز، یعنی زمانیکه نیروی شما تحلیل رفته است از مذاکره درباره موضوعات مهم اجتناب کنید.

ختم مذاکره: مذاکره زمانی موفقیت آمیزی در پی دارد که طرفین برای رسیدن به توافق به یکدیگر امتیاز متقابل و قابل قبول داده باشند.

نکات مهم: 1-با امتیازات کوچک شروع کنید،شاید اصلاً لازم نباشد که امتیاز بزرگتر بدهید.

2- به چشمان طرف مقابل نگاه کنید تا بداند هر امتیازی که می دهید برای شما ضرر بزرگی محسوب می شود

3- تا زمانیکه امتیاز نگرفته اید،امتیاز ندهید.

4- در مورد مسائل کوچک امتیاز بدهید تا در مورد مسائل عمده با سر سختی طرف مقابل مواجه شوید.

5- از ایجاد شرایطی که ممکن است در آن پیشنهاد نهایی شمارد شور اجتناب کنید.

6- هنگامیکه گرفتن امتیاز از طرف دیگر مشکل می شود خود را برای دادن پیشنهاد نهایی آماده کنید.

7- پیشنهاد نهایی را فقط زمانی بدهید که جو مذاکره مسالمت آمیز باشد.

8- طرف مقابل باید متقاعد شود که پیشنهاد شما واقعی است.

9- نتیجه نهایی مذاکره و توافق را صورتجلسه و به امضاء طرفین برسانید.

ختم مذاکره: در مرحله ختم مذاکره و رسیدن به توافق آگاه از دو مورد ضروری است.

1.                          آیا همه حاضران به درک مشترکی از موضوع رسیده اند یا خیر ؟

2.                          آیا موارد توافق شده مورد تأیید دیگران است یا خیر ؟

نکات مهم:1. در پایان جلسه همه مواردی که بر روی آنها توافق نهایی صورت گرفته است را ثبت کنید.

3.                          در نوشته های خود معنی کلمات مبهم و کلی را روشن کنید و توضیح دهید.

4.                          پرداختن به موضوعات مورد بحث را فدای سرعت بخشیدن به روند مذاکره نکنید.

5.                          هنگام تمام کردن معامله قاطع باشید نه خشن.

6.                          پیشنهاد نهایی را زمانی ارائه کنید که طرف مقابل حالت مساعد برای پذیرش آن داشته باشد.

7.                          اطمینان حاصل کنید که طرف مقابل برای تمام کردن معامله اختیار تام دارد.

تلاش برای مصالحه: در هر مرحله از مذاکره از فرهنگ مصالحه پیروی کنید.با این کار انعطاف پذیری خود را ثابت و با قرار گرفتن گفتگوها در مسیر صحیح، فضای مسالمت آمیز ایجاد می کنید.

نکته: ضرب المثل « بهتر است پشم را بفروشی نه گوسفند را » نباید هدف اصلی را واگذار کنید ولی موارد کم اهمیت قابل چشم پوشی هستند.

به هم خوردن جو مذاکره: هنگامیکه مذاکره به هم می خورد باید فوراً اقدام کرد تا اتفاق جبران ناپذیری صورت نگیرد. هر چقدر از زمان به هم خوردن مذاکره بگذرد وضعیت ناگوارتر می شود و مشکل می توان آنرا به حالت متعادل اولیه بازگرداند.

نکات: 1. وسوسه مقابله به مثل کردن را زا خود دور کنید.

2. زمانیکه اوضاع به حالت اول برگردد. اصرار نکنید که طرف مقابل از شما عذرخواهی کند.

3. بلافاصله پس از آنکه طرف دیگر جلسه ترک کرد با او تماس بگیرید.

استفاده از میانجی: در شرایطی که مذاکره به بن برسد و امکان ادامه مذاکره برای طرفین فراهم نگردد، لازم است که مذاکره را از طریق یک میانجی ادامه بدهید.

 

 

نقش میانجی: 1- به طرفین کمک می کند تا خودشان راه حل پیدا کنند.

2- پیشنهادات دیگری ارائه می کند 3- مسائل را برای هر یک از طرفین توضیح می دهد.4- به طرفین کمک می کند تا یکدیگر رادرک کنند 5- مشکلات را از همه جهات بررسی می کند.6- همیشه بی طرف است.7- تبعیض قایل نمی شود 8- مورد قبول طرفین است.

نکات مهم:1- وساطت شخص ثالث را به عنوان یک اقدام مثبت در نظر بگیرید نه یک اقدام باز دارنده.

2- قبل از اینکه میانجی انتخاب کنید خوب فکر کنید، زیرا این کار پر هزینه است.

3- میانجی باید قبل از اینکه طرفین نسبت به حل مسئله بی میل شونده وارد عمل شود.

انتخاب داور: داور انتخاب شخص ثالثی است که در رفع بن بست پیش آمده در مذاکرات کمک می کند.طبق شرایط داوری، طرفین ملزم به اجرای تصمیم نهایی داور هستند.

نقش داور: 1- بین طرفین قضاوت می کند 2- مواردی که ایجاد بن بست کرده اند را مد نظر قرار می دهد 3- تصمیماتی که می گیرد بستر قانونی دارد 4- به طرفین کمک می کند تا برای خود راه حل پیدا کنند 5- بی طرف است و تبعیض قائل نمی شود.6- درباره تمام مسائل اطلاعات دارد.7- مورد احترام طرفین است.

اجرای تصمیمات: پس از آنکه مستقلاً یا به کمک شخص ثالث به توافق رسید، لازم به ذکر است تصمیم نهایی و توافق را اجرا کنید. روند اجرای توافقات و نظارت بر اجرای تصمیمات و برنامه زمانیندی اجرایی و همچنین ضمانت اجرایی را تعیین کنید.

نکته: آخرین برداشت طرف مقابل به اندازه اولین برداشت او اهمیت دارد

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

منابع و مأخذ:

1.                    مهارتهای اجتماعی در ارتباطات میان فردی

اوهارجی، کریستین ساندرز و دیوید دیکسون

ترجمه:خشایار بیگی، مهرداد فیروز بخت

 

2.                    روانشناسی توافق

راجر فیشر، ویلیام اوری

ترجمه: مهدی قراجه داغی

 

3.                    اصول و فنون مذاکره

راجر فیشر، ویلیام اوری

ترجمه: مسعود حیدری

 

4.فنون مذاکره

تیم هیندل

ترجمه: شفیع الهی

 

 منبع ای مدیر دات آی آر