Business people meeting at table in conference room ---
جای افراد در میز مذاکره
هنگامی‌که بحث از مذاکره پیش می‌آید، همگان به اصول و فنون مذاکره می‌اندیشند، حال‌آنکه بخشی از این اصول مرتبط با تشریفات مذاکره و چیدمان وسایل است.
یکی از این موارد نیز مرتبط محل استقرار کارکنان، پیرامون میز جلسه مذاکره (کنفرانس یا نشست کارکنان با ریاست سازمان) است. (دقت نمایید که از کلمه رئیس و نه مدیر استفاده می‌نماییم)
محل نشستن فرد در پشت میز جلسه خود یک بیانیه سیاسی در مورد جایگاه و نقش فرد در فرایند گفتگو و اهمیت وی در جایگاه سازمانی خویش است.
در قرون‌وسطی، مقام و اصالت خانوادگی هر فرد از محل نشستن وی در مجالس رسمی مشخص می‌گردید و بسیار پیش می‌آمد که به خاطر اختلاف بر سر محل نشستن کار به شمشیر کشیدن بر روی یکدیگر می‌رسید. به همین دلیل است که امروزه جایگاه هر فرد در پیرامون یک میز شام رسمی با کارت‌هایی حاوی نام افراد مشخص‌شده است. حتی در امریکا، هنگامی‌که وزرای کابینه برای ادای توضیحات به کمیته‌های مختلف سنا حاضر می‌شوند، جایگاه وزیر و دستیاران وی با کاغذی از پیش مشخص‌شده است.
در جلسات مذاکره تجاری حرفه‌ای و سیاسی، معمولا جایگاه افراد توسط میزبان مشخص می‌گردد. اینکه در زمان جلسه مذاکره در کجای میز نشسته باشید بر زبان بدن و نحوه انتقال صحیح پیام غیرکلامی به مخاطب بسیار موثر است. جایگاه فیزیکی، القاکننده نحوه درک دیگران از شماست. زیرا تا حدی از روی محل نشستن شما، می‌توان پی به نقشتان در طی جلسه برد.
با در نظر داشتن موارد فوق، قصد دارم تا در مورد قواعد ناگفته اما بسیار مفید محل نشستن در اتاق جلسه مذاکره توضیحاتی ارائه نمایم.
این قواعد را بدانید. بکار گرفتن یا نگرفتن آن بر عهده شماست. اما تاکنون حداقل در چند صد جلسه شرکت داشته‌ام که با شرایط زیر چیدمان شده بودند.
برای درک بهتر مطالب، تصویر شماتیکی از محل یک میز مذاکره / کنفرانس رسمی محیا شده است. عرض میز در مقابل در ورودی است. جایی از میز که نزدیک در است را (پایین میز) و طرف مقابل آن را (بالای میز) می‌نامند.
قواعد اولیه چیدمان صندلی‌های پیرامون میز مذاکره :
۱- رئیس جلسه همواره در صندلی ۱ می‌نشیند. این صندلی معمولا دارای پشتی بلندتر و کفی ضخیم‌تر است (مانند یک‌تخت سلطنتی). اگر شما در این جایگاه نشسته‌اید، به‌وضوح موقعیت‌سازمانی خود را بیان نموده‌اید.
۲- فرد دیدارکننده با رئیس / مخالف / معترض در سمت مقابل، یعنی صندلی ۲ می‌نشیند. کسی که بر روی این صندلی می‌نشیند نشان می‌دهد که برنامه یا دستور کارش با رئیس متفاوت است و قصد آن دارد تا بر سر آن مذاکره نماید. این فرد می‌تواند رئیس اتحادیه کارگری یک کارخانه یا یکی از کارکنان مخالف طرح‌های سازمان و یا مدیر سازمانی باشد که قصد ارائه پیشنهاد همکاری داشته باشد.
۳- متحدین(همفکران) رئیس بر صندلی ۳ و ۴ می‌نشینند. نشستن بر این صندلی‌ها نشان از تمایل شما به رئیس و جایگاه وی است.
۴- متحدین(همفکران) فرد مخالف بر صندلی ۵ و ۶ می‌نشینند. به معنای حمایت ضمنی از فرد مخالف است.
۵- افرادی که در فرایند مذاکره مشارکت ندارند باید روی صندلی‌های کنار دیوار قرار گیرند. وقتی کنار دیوار باشید یعنی حتی برای گفتگو در دور میز دعوت ندارید. پس ساکت باشید. شماره ۷۷۷ جایگاه دستیار یا میرزا بنویس رئیس است. شماره ۸ جایگاه دستیار فرد مخالف است.
۶- صندلی شماره ۱۱ برای کسانی است تا آخرین لحظه در محل اتاق مذاکره حضورداشته و باید لحظاتی پیش از شروع جلسه اتاق را ترک نمایند. پس این صندلی نزدیک در خروجی است.
۷- صندلی شماره ۹ و ۱۰ (و صندلی‌های طرفین آنان) جایگاه خنثی دارند. بیانگر چیز خاصی نیستند. اما اگر جلسه در مورد مشکلات مدیریت دپارتمان‌های متفاوت خود سازمان باشد، جایگاه شماره ۹۹۹ محلی برای نشستن مدیری است که با مدیری که در صندلی ۱۰ نشسته دچار مشکل شده است. مثلا مدیر بازاریابی در مقابل مدیر مالی سازمان.
۸- صندلی شماره ۱۲ و صندلی‌های هم‌ردیف آن‌که در کنار دیوار جایگاه افرادی است که نقشی در مذاکره ندارد و فقط قصد حضور در جلسه به‌عنوان ناظر و شنونده را دارند.
موارد ویژه مذاکره :
۱- نزدیکی : معمولا اتاق مذاکره در نزدیک‌ترین محل به اتاق رئیس انتخاب می‌شود.
۲- اندازه : اگر تعداد افراد مشارکت‌کننده در جلسه بیش از تعداد صندلی‌های موجود باشد، معمولا افراد به‌صورت یک خوشه انگور در قسمت بالای میز به دور رئیس جمع می‌شوند. در این حالت جای شما مهم نیست. اما مهم این است که صندلی شماره یک فقط برای رئیس است.
۳- جابجا شدن : صندلی‌های شماره ۳ و ۴ برای جابجایی‌های ناگهانی است. برای مثال اگر تمام صندلی‌ها اشتغال باشد و فردی که در سلسله‌مراتب از کسانی روی این صندلی‌ها نشسته‌اند بالاتر بوده و وارد اتاق جلسه شده و باید گزارشی را به رئیس دهد، این صندلی‌ها باید فورا خالی شوند. پس تا زمانی که از جایگاه سازمانی خود مطمئن نیستید بر صندلی ۳ و ۴ ننشینید.
۴- قدرت : اگر رئیس نیست و شما در جایگاه شماره ۱ نشسته‌اید به این معنا است که قصد دارید قدرت او را مستقیما به چالش بکشید. دیگران هم فکر می‌کنند که شما یک فرد متکبر و بی موالات هستید.
۵- ارائه مطالب : معمولا تخت وایت بورد یا پرده ویدیو پروجکشن بر روی دیوار در مقابل قسمت پایین میز و روبروی رئیس است. پس در هنگام پرزنت، صندلی شماره ۵ و یا ۶۶۶ مطلق به پرزنت کننده است.
تیم مشاوران مدیریت ایران : مطالب این سایت شامل حمایت از حق مؤلف و مترجم است و هرگونه کپی برداری بدون ذکر منبع پیگرد قانونی دارد.
اصول مذاکره, اصول و فنون مذاکره, تشریفات مذاکره, تکنیک مذاکره, چیدمان وسایل, صندلی‌های مذاکره, فنونمذاکره, قواعد مذاکره, محل مذاکره, محل نشستن در جلسه, مذاکره, مشاوره مذاکره, میز مذاکره
منبع: IranMCT.com
