دست نوشته های آکادمی مذاکره ایران

 

ادراک (Perception) عبارت است از فرایند پیچیده آگاهی یافتن از اطلاعات حسی و فهم آن‌ها.همچنین، ادراک، فرایندی است که افراد، به وسیله آن، پنداشت‌ها و برداشتهایی را که از محیط خود دارند، تنظیم و تفسیر می کنند و بدین وسیله، به آنها، معنی می دهند. ولی، ادراک می تواند که با واقعیت عینی، بسیار متفاوت باشد. غالباً، افراد از امری واحد، برداشتهای متفاوتی دارند. می توان گفت کهرفتار مردم، به نوع ادراک، پنداشت یا برداشت آنها (و نه واقعیت) بستگی دارد.

• فرآیندی که طی آن افراد برداشت‌های حسی‌شان را سازماندهی و تفسیر می‌کنند تا بتوانند محیط اطرافشان را درک نمایند.
• رفتار افراد بر اساس ادراک‌شان از واقعیت شکل می‌گیرد، نه خود واقعیت.
• از منظر رفتاری، دنیا آنطور که درک می‌شود اهمیت دارد.
• یک فرآیند شناختی پیچیده و بیانگر تصویر منحصر به فرد (الزاماً منطبق با واقعیت نیست) هر کس از جهان پیرامونی است.
• ادراک ، ماحصل پردازش اطلاعات است.
• ادراک اکتسابی است و افراد با تجربیات متفاوت ، جهان پیرامونی را متفاوت ادراک می کنند.
• ادراک وسیع تر و پیچیده تر از حس است .

تفاوت احساس و ادراک

احساس، را انتقال پیام عصبی به طرف کورتکس حسی، می نامیم. اما، ادراک، از ترکیب اطلاعات حسی با مکانیزم تفکر بوجود می آید. اگر اطلاعات حسی، بطور مستقیم، به عضلات و غدد منتقل شود، رفتار فرد، مبتنی بر حس خواهد بود که ادراک محسوب نمی‌شود. اما، اگر اطلاعات حسی، به مراکز عالی قشر مغز (کورتکس) انتقال یابد، ادراک بوجود می آید و رفتار فرد، تحت حاکمیت اطلاعات حسی و فرایندهای قشر خارجی مغز قرار می گیرد.

احساس و ادراک، از دیدگاه فیزیولوژیک، دو فرایند متفاوت هستند. یک تحرک حسی معین، می‌تواند که ادراک های کاملاً متفاوتی تولید کند و تحریک‌های حسی متفاوت، می‌توانند که به ادراک واحدی منجر شوند. کلیه اطلاعات فیزیولوژیک، نشان می‌دهد که یک تحرک معین همیشه فعالیت معینی در کورتکس حسی تولید می‌کند، اما واقعیت‌ها به طور آشکار، نشان می‌دهند که همان تحریک الزاماً ادراک معین به دنبال نمی‌آورد به عبارت دیگر یک تحریک معین می‌تواند ادراک‌های متفاوت ایجاد کند.

سیستم ادراک

در شکل زیر سیستم ادراک نشان داده شده است.

سیستم ادراک

مثال: یک نظرسنجی انجام شده توسط سازمان ملل در مورد کمبود غذا

سوال: بررسی وضعیت کمبود غذا

” لطفا نظر صادقانه خود را در مورد راه حل کمبود غذا در سایر نقاط جهان بیان کنید ؟”

بررسی شکست بزرگی بود … چون:

۱٫ در آفریقا نمی دانستند “غذا” چه معنی می دهد.
۲٫ در شرق اروپا نمی دانستند “صادقانه”  چه معنی می دهد.
۳٫ در غرب اروپا نمی دانستند “کمبود” چه معنی می دهد.
۴٫ در چین نمی دانستند “نظر” چه معنی می دهد.
۵٫ در خاور میانه نمی دانستند “راه حل” چه معنی می دهد.
۶٫ در امریکا  جنوبی نمی دانستند “لطفا”  چه معنی می دهد.
۷٫ در ایالات متحده آمریکا نمی دانستند ” سایر نقاط جهان ” چه معنی می دهد .

مدل ادراک اجتماعی

مدل ادراک اجتماعی نشان داده شده است.

در فرآیند ادارک اجنماعی ویژگی های ادراک کننده (درونی)، ادراک شونده (بیرونی)، و ویژگی های وضعیت مطرح می گردد.

مدل ادراک اجتماعی

خطاها و تعصبات ادراکی متداول در تصمیم گیری سازمانی

شناخت خطاهای ادراکی ما را در مدیریت رفتار سازمانی حرفه ای  تقویت می کند.

در فرآیند ادراک گاهی خطاها و تعصباتی رخ می دهد که در فرآیند تصمیم گیری تاثیر گذارند. در شکل زیر این موارد را مشاهده می نماییم.

 

 

 

 

در واقع، یک اتفاقی می افتد و یا یک رویدادی را می بینیم و از آن برداشت های مختلفی را داریم. مثلا یک حرفی زده می شود و چند نفر آن را گوش می کنند و هر کسی نسبت به این حرف، ادراک خاص خودش را دارد که ممکن اصلا شبیه به هم نباشند.

 

مثال دیگر در مورد دو کارمند از یک شرکتی که یک سمت مثل هم دارند و باید تلفن های شرکت را جواب دهند. یکی از آنها شغلش را دوست دارد و وقتی تلفن زنگ می زند، با اشتیاق زیاد تلفن را برمی دارد و زنگ خوردن تلفن برایش یک اتفاق خوب است.

نفر بعدی کسی است که شغلش را دوست ندارد و وقتی تلفن زنگ می زند با سختی زیاد و با اشتیاق کم جواب می دهد. یعنی یک اتفاق واحد ولی دو ادراک متفاوت نسبت به آن وجود دارد.

آخرین مثالی که می خواهم بزنم در مورد یک بازی فوتبال است. وقتی یک تیم می برد قاعدتا طرفداران آن تیم از این واقعه خوشحال هستند، اما طرفداران تیم بازنده خوشحال نیستند.

این دو ادراکی متفاوت است و البته یک ادراک سوم هم این است که یک نفر طرفدار هیچ کدوم از تیم ها نیست و یا اصلا فوتبال دوست ندارد و با توجه به ادراکش، این واقعه مهم نیست و نه خوشحال است نه ناراحت!

 

نحوه رخ دادن ادراک در شرکت ها و سازمان ها

برای اینکه بدانیم ادراک چگونه رخ می دهد باید این موارد را در نظر بگیریم:

در ابتدا، یک رویدادی در محیط بیرون ما رخ می دهد و این رویداد توسط حواس پنج گانه ما به یک طریقی دریافت می شود و وارد مغز ما می شود.

در مغزمان توسط فیلترهای ذهنی، آن رویداد را تفسیر می کنیم و بعد با دنیای مطلوب و خواسته هایمان آن را مقایسه می کنیم. در نهایت بعد از این ۴ مرحله یک رفتار یا احساسی را بروز می دهیم.

 

مهمترین قسمت، فیلترهای ذهنی و دنیای مطلوب هستند و ادراک معمولا در این قسمت رخ می دهد. فیلترهای ذهنی ما یک رویداد را می تواند به شکل های مختلف تفسیر کند و لزوما هم درست نیست.

همچنین دنیای مطلوب هر کسی فرق دارد و هر کسی از دورانی که به دنیا آمده تا به الان یکی سری علاقمندی ها دارد که وارد دنیای مطلبوش شدند و این دنیای مطلوب، خیلی سخت می تواند دچار تغییری شود.

به عنوان مثال یک حرفی را از همکارمان می شنویم و آن را داخل ذهنمان می بریم و می گوییم که پس هدف این حرف، مسخره کردن بوده است! از آنجایی که مسخره کردن جزو دنیای مطلوب ما نیست باعث می شود که یا ناراحت شویم و یا اینکه واکنش نشان می دهیم و عصبانیت خودمان را بروز می دهیم و یا اینکه خجولی را انتخاب کنیم.

چرا اینقدر ادراک های متفاوت در سازمان ها وجود دارد.

در این مورد اشاره شد که ادراک چه قسمتی از مغز ماست و چگونه رخ می دهد و تا اینجا احتمالا می دانیم که چرا اینقدر تفاوت در آن وجود دارد. حالا باید اشاره کرد که به طور کلی، اختلاف آن از ۳ چیز ناشی می شود:

۱-اطلاعات

اطلاعات هر کسی متفاوت است و این می تواند خیلی تاثیرگذار باشد. وقتی در یک زمینه اطلاعات ناقصی داشته باشیمT نمی توانیم به درستی عمل کنیم؛ یا مثلا در جایی به ما اطلاعات غلط می دهند و ما براساس آن ادراک می کنیم.

همچنین ممکن است قسمتی از حقایق را ببینیم و به همین دلیل یک رفتار متفاوتی را نسبت به بقیه داشته باشیم. در صورتی اگر اطلاعات بیشتر داشتیم ادراکمان کاملتر بود و بهتر عمل می کردیم.

۲-ارزش گذاری ها

هر کسی یک سری ارزش های شخصی مختلف دارد که براساس آنها زندگی خودش را پیش می برد.

مثلا برای یک نفر ارزش هایی مثل احترام، صداقت، کمک کردن جزو ارزش های اصلی اوست. برای یک نفر ممکن است شبیه همین ارزش ها باشد یا ارزش هایی متفاوت داشته باشد. مثلا پیشرفت کردن، عشق، سلامتی و …. که همین ها باعث می شود که ادراک های مختلفی وجود داشته باشد.

۳- خواسته ها

هر کسی ممکن است خواسته های متفاوتی نسبت به دیگری داشته باشد. مثلا یک نفر دمای گرم اتاق را ترجیح می دهد و یک نفر هم دمای پایینتر یا سرد را دوست دارد.

یک فردی دوست دارد که دائما سفر کند، ولی یک فردی ترجیح می دهد که خیلی کم سفر کند و فقط سفرهای خیلی خاصی را برود. یک نفر دوست دارد که بیشتر از موبایل و کامپیوتر استفاده کند، اما دیگری بنا به دلایلی دوست ندارد زیاد با آنها کار کند.

 

نقش ادراک چه فایده ای برای سازمان دارد؟

یکی از کاربردهای ادراک این است که متوجه می شویم که نباید زود قضاوت کنیم و ممکن است در خیلی از جاها ادراک ما کامل نباشد.

گاهی اوقات، علت اینکه قضاوت می کنیم این است که اطلاعات ما کامل نیست و اگر کمی بیشتر اطلاعات بدست بیاوریم، می فهمیم که نیازی به قضاوت نبود و یا اینکه قضاوت ما اشتباه بوده است.

کاربرد دیگر این است که تعارضات و جدل هایی که با دیگران داریم خیلی کمتر می شوند. می دانیم که اگر فرد یک رفتاری می کند ادراک او این است و فراتر از آن نمی تواند عمل کند. ممکن هم است در خیلی موارد ادراکی درست نداشته باشیم و باید به آن شک کنیم. با همین نکته ساده خیلی از ارتباطات روزانه ما بهتر می شود و می توانیم خیلی بهتر با بقیه تعامل کنیم

 

جواب سوال 2:

 

اهمیت ارتباطات غیرکلامی و نقش آن در ارتباطات سازمانی

هنگامی‌که ارتباط برقرار می‌کنیم، نشانه‌های غیرکلامی می‌توانند خیلی مهم باشند و در بعضی موارد حتی خیلی مهم‌تر ازآنچه ما می‌گوییم.

ارتباطات غیرکلامی می‌توانند تأثیر زیادی بر روی شنونده و همچنین نتایج حاصل از ارتباط، داشته باشند.

افراد تمایل دارند که کنترل آگاهانه بسیار کمی بر روی پیام‌های غیرکلامی خود که از چیزی که می‌گویند ناشی می‌شود، داشته باشند.

این موضوع تا حدی صدق می‌کند، زیرا ارتباطات غیرکلامی بسیار بر مبنای احساس بوده و بنابراین تا حد زیادی غریزی می‌باشند.

درصورتی‌که تطابقی بین پیام‌های کلامی و غیرکلامی وجود نداشته باشد باید به پیام‌های غیرکلامی اعتماد کنید.

همچنین عدم وجود پیام‌های غیرکلامی می‌تواند به این معنا باشد که گوینده در حال کنترل زبان خود و تلاش برای پنهان کردن عواطف واقعی‌اش می‌باشد.

انواع ارتباطات غیرکلامی

انواعی از ارتباطات بین فردی که در آن پیام‌ها به‌صورت کلامی بیان نمی‌شوند را ارتباطات غیرکلامی می‌نامند.

تعداد زیادی از انواع ارتباطات غیرکلامی وجود دارد که عبارت‌اند از:

حرکات بدن (اشاره شناسی) برای مثال، حرکات دست یا تکان دادن سر.

وضعیت بدن یا چگونگی ایستادن و یا نشستن، دست‌به‌سینه نشستن یا چیزهایی از این قبیل.

 تماس چشمی، میزان تماس چشمی اغلب سطح اعتماد را تعیین می‌کند.

فرا زبان (شبه زبان)، یا جنبه‌های آواییِ جدا از گفتار، از قبیل گام و لحن صدا و سرعت صحبت کردن.

 نزدیکی یا فضای شخصی (فاصله شناسی بین اشخاص) که سطح صمیمیت را تعیین می‌کند.

حالت‌های صورت، شامل لبخند زدن، اخم کردن و حتی چشمک زدن.

 تغییرات فیزیکی، برای مثال، عرق کردن یا بیش‌ازحد پلک زدن زمانی که عصبی می‌شوید.

ارتباطات غیرکلامی یک بخش بسیار پیچیده و درعین‌حال جدایی‌ناپذیر از مهارت‌های ارتباطی است. گرچه مردم، اغلب به‌طور کامل نسبت به رفتارهای غیرکلامی خود بی‌اطلاع هستند.

یک آگاهی ابتدایی از راهبردهای ارتباطات غیرکلامی در مورد چیزی که گفته می‌شود می‌تواند به بهبود تعاملات ما با دیگران کمک کند. دانشی که از این نشانه‌ها داریم می‌تواند به‌منظور تشویق افراد به صحبت در مورد نگرانی‌های خود استفاده شود که به‌نوبه‌ی خود منجر به یک درک مشترک بزرگ‌تر خواهد شد که درنهایت هدف ما از ارتباط می‌باشد.

برای داشتن ارتباطی موفق و موثر علاوه بر ارتباطات کلامی باید توجه زیادی به ارتباطات غیر کلامی و زبان بدن خود داشته باشید چراکه این مهارت به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید آنچه را که می‌خواهید به مخاطب خود منتقل کنید و در کنار آن احساسات، معنای کلام و اهداف طرف مقابلتان را نیز بهتر درک کنید. در صورت داشتن مهارت ارتباطات غیر کلامی این امکان برای شما فراهم می‌گردد تا بتوانید در حیطه‌های مختلف زندگی مانند شغل، ازدواج، دوست‌یابی، ارتباط با اعضای خانواده و ... بهتر از دیگران عمل کنید و این مسئله به افزایش بهداشت جسمی و روانی شما نیز کمک خواهد کرد و از هرگونه هیجانات منفی مانند استرس و اضطراب به دور خواهید ماند. از آنجایی که ارتباطات غیر کلامی نقش بسیاری در زندگی روزمره دارد در ادامه به توضیحات کاملی درباره آن خواهیم پرداخت.

ارتباط غیر کلامی

ارتباطات غیر کلامی فرایند انتقال معنا از طریق ژست، زبان بدن یا استقرار؛ چهره و تماس چشمی، ارتباط جسم، ظاهر (مثلا نوع لباس، مدل مو و ...) و حرکات هر یک از اعضا توصیف می‌شود. از ارتباط غیر کلامی به عنوان سکوت زبان نیز یاد می‌شود. بخشی از ارتباطات غیر کلامی که ضمیمه گفتار و کلمات می‌شود به عناصر فرازبانی معروف هستند. این عناصر فرازبانی شامل کیفیت صدا، احساسات و سبک صحبت کردن و همچنین ویژگی‌های عروضی مانند ریتم، تکیه صدا و ارتفاع صدا است.

 

اولویت ارتباطات غیر کلامی بر پیام‌های کلامی

شما می‌توانید در خلال یک رابطه کلمه‌ای نگویید اما سخت است جلوی رفتار و واکنش‌های خویش را بگیرید. رفتارتان (حالت‌های چهره، حرکات بدن، وضع اندام و اعمال دیگر) جریانی بدون وقفه از اطلاعات و منبعی پایدار از نشانه‌های مربوط به احساساتی است که تجربه می‌کنید. تنها بخش کوچکی از درک و فهمی که انسان در یک تعامل رو در رو به دست می‌آورد حاصل ارتباط کلامی است. حالات چهره تک تک هیجانات درونی‌تان را به تصویر می‌کشد. غم، خوشحالی، عصبانیت، خشم و ... بدون حتی یک کلمه می‌تواند به مخاطب انتقال داده شود.

به طوری که 35% انتقال پیام کلامی و 65% آن غیر کلامی محسوب می‌شود. همچنین گفته می‌شود؛ زبان بدن 55%، تن صدا و لحن و بیان 38% و تنها 7% کلمات در انتقال پیام سهم دارند. در نتیجه سهم پررنگ ارتباطات غیر کلامی و زبان بدن ایجاب می‌کند که برای حفظ و ایجاد یک رابطه موثر بیشتر به اصول و قواعد ارتباطات غیر کلامی را بشناسیم.

 

ارتباطات غیر کلامی به دو دسته تقسیم می شوند

ارتباطات غیر کلامی در وضعیت کلی به صورت ژنتیکی به شما انتقال داده شده‌اند. ناخودآگاهانه از آن‌ها استفاده می‌کنید و معانی آن‌ها را می‌فهمید. در حالت دوم ارتباطات غیر کلامی به صورت علائمی قراردادی مطابق با فرهنگ و شرایط و نیازهای بیانی ساخته شده‌اند.

مثال هایی از زمینه‌های ژنتیکی زبان بدن: حالت‌های چهره به هنگام اخم یا شادی یا گذاشتن دست‌ها روی سینه / انداختن پاها روی هم / پوشیدن کت و کفش / حرکات تأیید و انکار با سر / بالا انداختن شانه‌ها موقع ابهام و .... این حرکات و اشارات از طریق ژن‌های والدین به ما می‌رسد و به نوعی در ناخودآگاه جمعی ما ثبت است از این رو برای درک آن‌ها نیاز به دستیابی به مهارت خاصی نداریم و تنها توجه آگاهانه و علم به آن می‌تواند در مهارت‌های ارتباطی ما تاثیرگذار باشد.

مثال‌هایی از زمینه‌های قراردادی: گاهی ممکن است برای انتقال معنا از یکسری علائم و نشانه‌های قراردادی که متناسب با شرایط و موقعیت فرهنگی و ملیتی است استفاده کنیم و به نوعی خود شما تعیین کننده آن‌ها هستید.

• علامت شست: ایست، توهین و OK
• حلقه کردن انگشت و شست: پول، صفر، پوچ، OK و توهین
• علامت V: پیروزی، توهین و عدد 2

زبان بدن را بهتر بشناسیم

برای آن که بتوانید ارتباطات غیر کلامی خود را ارتقا دهید بهتر است تمامی جوانب آن را درک کرده و نحوه تاثیرگذاری هر بخش را بدانید. در ادامه به بررسی رفتارهای غیر کلامی در 9 حیطه می‌پردازیم.

1. حریم ها

فاصله‌اى که بین افراد از نظر مقدار فضا وجود دارد، حریم گفته می‌شود. این فضا تحت تأثیر عوامل متعددى نظیر هنجارهاى اجتماعى، عوامل وضعیتى، خصوصیات شخصیتى و سطح آشنایى تعیین می‌شود. حفظ حریم‌ها و رعایت آن مشخص می‌کند که ما خود را در چه جایگاهی از یک رابطه می‌دانیم. حریم خصوصی شامل یک دایره حدودا 15 سانتی متری که ناحیه ممنوعه گفته می‌شود و جز افراد خانواده و صمیمی اجازه عبور از این 15 سانت را ندارند. خواندن مقاله چگونه در روابط حد و مرز تعیین کنیم نیز در این زمینه به شما کمک می‌کند.

حریم شخصی فضای حدودا نیم متری حول هر فرد است که جز افرادی که خود شخص تعیین می‌کند، کسی اجازه نزدیک‌تر شدن ندارند. حریم اجتماعی یک دایره 1 تا 5/3 متری است که در ارتباطات با غریبه‌ها آن را رعایت می‌کنیم. حریم عمومی نیز فضاهای بالای 6 متر را شامل می‌شود که مربوط به مواقعی است که جدای یک ارتباط و با فاصله دورتر در صحنه هستیم مثلا وقتی تماشاچی یک رویداد می‌شویم.

2. حرکات سر در ارتباطات غیر کلامی

تکان دادن سر رو به پایین می‌تواند به معنای تأیید یا تسلیم؛ تکان دادن سر رو به اطراف مخالفت یا تأسف و تکان دادن سر رو به بالا می‌تواند دلالتی بر انکار و عدم پذیرش باشد.

3. حالت چهره

حالت‌هاى چهره براى شادى، غم، عصبانیت و ترس، در سراسر جهان مفهومی یکسان و مشابه دارد. مثلا یک پیشانی پر چین با ابروهای رو به پایین و لب‌های ورافتاده می‌تواند نشانه اندوه یک آدم باشد. چهره درهم کشیده هم نشان دهنده اضطراب یا خشم است. رنگ سرخ صورت، به نسبت موقعیت نشان دهنده خشم و یا شرم است. صورت زرد ترس را نشان می‌دهد. گره کردن ابروها بر خشم، ناراحتی و درد؛ و بالا بردن ابروها نشانه‌ای از تعجب یا دریافت یک مطلب است. پیام‌های لب و لبخند را نیز در ادامه مرور می‌کنیم.

• تبسم با دهان گشوده: دندان‌های بالا نمایان شده و بـه شخصی که با شما گفتگو می‌کند می‌فهماند که مایل هستید بیشتر با او آشنا شوید.
• تبسم با لبان بسته: این لبخند تنها برای ادای احترام و ادب و نزاکت است.
• در هم کشیدن لب‌ها: هرگاه فردی لب‌هایش را در هم کشید به مفهوم آن است که طرف مقابلش را جذاب و دلربا یافته است.
• لب‌های سفت و جمع شده: دال برتنش و عدم پذیرش است.
• جویدن لب‌ها: وقتی فردی لب پایین خود را جویده و سرش را تکان می‌دهد نشانگر خشم فرد است.
• خمیازه کشیدن: خواب آلودگی تنها علت خمیازه نمی‌باشد بلکه می‌تواند در یک موقعیت استرس زای خفیف هم پدید آید. یا هنگامی که مردد هستید چه کاری باید انجام دهید خمیازه روشی برای خریدن زمان است.

4. حرکات چشم در ارتباطات غیر کلامی

چشم‌ها دریچه درون هستند. نوع نگاه و جهت نگاه همگی می‌توانند برون دادی از چیزهایی باشند که به آن می‌اندیشید یا هیجانی که در حال تجربه‌اش هستید. بیش از حد پلک زدن می‌تواند نشانه اضطراب باشد. پلک نزدن هم می‌تواند نشانه ترس باشد. چشم‌ها موقع خندیدن حالت خاص خودشان را دارند و البته موقع اندوه هم به همین ترتیب است.

مالش چشم: نشانگر فریب و نیرنگ، پنهان کاری، خستگی یا میل به قطع تماس دیداری است.

نوع نگاه: نگاه ممتد می‌تواند نشانه‌ای از ابراز علاقه یا کنجکاوی باشد. نگاه خیره شدید نشانه خلق تهاجمی، سلطه جویانه و تهدید آمیز است. عدم تماس چشمی دلالت بر پنهان کردن یک موضوع یا نشانه‌ای از عصبانیت دارد. انبساط مردمک نیز نشانه عشق؛ و انقباض مردمک نمود عصبانیت است.

5. حرکات و حرارت دست‌ها

حرارت دست‌ها نیز حکایت از حالات ذهنی دارند. سردی دست‌ها نشان از ترس هستند. دست‌های خیلی داغ هم احتمالا نشان از خشم یا استرس زیاد دارند. مالش دست‌ها به هم نشان دهنده اضطراب و یا میل به وارسی مجدد یک موضوع است. کف دست باز از دیرباز، نشانه حقیقت، صداقت، بیعت و تسلیم بوده است. بالعکس دستان مشت کرده و گره خورده می‌تواند خبر از پنهان کاری یا مقاومت بدهد. حالات دست دادن نیز معنای خود را دارند که در ادامه انواع آن را بررسی می‌کنیم.

دست دادن محکم: زمانی که دستتان را دراز می‌کنید و بعد دستانتان را به طریقی می‌چرخانید که دستتان بالا و کف دست پایین قرار بگیرد، نشان از برتری جویی شماست. دست دادن بسیار محکم نیز نشانگر شور و اشتیاق و سلطه گری اسـت.

دست دادن شل: اگر تنها انگشتان خود را دراز کنید و در زمان تماس با طرف مقابلتان دست‌هایتان مانند ماهی شل باشد؛ پیامی با این مضمون انتقال می‌دهید که "من مایل نیستم به من دست بزنید، من صمیمیت را دوست ندارم". همچنین این حالت نشانه ضعف، مطیع و تسلیم بودن نیز است.

دست دادن با هر دو دست: هرگاه از دست چپ نیز برای پوشاندن دست طرف مقابلتان استفاده کنید، راستی و صمیمیت خود را به طرف مقابلتان انتقال می‌دهید. این نوع دست دادن مانند یک آغوش گرفتن ظریف تاثیر می‌گذارد.

6. حالات پاها

لم دادن روی صندلی و انداختن یک پا بر روی پای دیگر دو معنا دارد. در نگاه اول نشان دهنده راحتی، داشتن حس آرامش و مسلط بودن بر اوضاع است. اما در حالت دوم می‌تواند نشان از یک نوع بی میلی در برقراری ارتباط و ایجاد صمیمیت باشد. تکان دادن پاها، سر آمدن حوصله و قفل کردن آن‌ها ناراحتی و عصبانیت را نشان می‌دهد.

7. ژستها و وضعیت بدن در ارتباطات غیر کلامی

راست قامت راه رفتن نشانه اعتماد به نفس است. ایجاد مانع در مقابل بدن با کیف، سعی در پنهان کردن ناراحتی است. بالا انداختن شانه‌ها نشانه نفهمیدن موضوع یا رفع مسئولیت، مالیدن چانه نشانه ارزیابی و انگشت روی شقیقه دلالت بر تفکر و تأمل، و دست به کمر نمودی از مقابله و در نهایت دست به چانه نشانه اشتیاق می‌تواند باشد.

8. ظاهر

هر آنچه می‌پوشید نشان از چیزی است که به آن می‌اندیشید و سبک و سیاقی که در زندگی در پیش دارید. انتخاب پوشش مناسب با فضایی که در آن حضور می‌یابید دلالتی بر هوشمندی شما به علم ارتباطات است. در واقع اهمیت ظاهر در زبان بدن هنگامی که شما سخنرانی مهمی دارید بیشتر خود را نشان می‌دهد. در این وضعیت هرچه شما ظاهری مناسب داشته باشید تاثیر بیشتری بر مخاطب و شنونده خود می‌گذارید.

9. تن و آهنگ صدا

لحن و بیانی که شما همراه کلامتان دارید مکملی بر مضمون کلام شماست. نوع هیجان و فکر پشت هر کلام مثل موسیقی متنی است که در راستای جملات شما شنیده می‌شود. میزان علاقه مندی، صداقت یا عدم صداقت شما با جنس نرم یا غیر منعطف بیان شما؛ خود را بروز می‌دهد.

 

 

جواب سوال 3

مراحل مذاکره و کاربردهای آن در ارتباطات سازمانی

مذاکره مهارتی است که با استفاده از آن افراد تعارض های خود را حل می کنند.

مذاکره را زمانی انجام می دهیم که به می خواهیم به نتیجه ای برسیم.

افرادی که مراحل مذاکره را به درستی پیش ببرند حتی با برخورد با مخالفت ها٬ می دانند که چطور به هدف خود برسند و بهترین راه برای دریافت خروجی خوب چیست.

در ضمن در مذاکرات منصف بودن٬ به منافع دو طرف اهمیت دادن و ادامه دادن ارتباطات یا شکل دادن ارتباطات جدید از کلید های موفقیت محسوب می شود.

در موقعیت های مختلف مثل مذاکره دولت ها٬ رفع تعارض بین شرکت ها و … اشکال مختلفی از مذاکرات استفاده می شود.

اما خوشبختانه یک سری قوانین مذاکره در بین همه ی انواع مذاکره ها ثابت است و مهمتر اینکه قابل یادگیری می باشد.

مراحل مذاکره

برای دستیابی به نتیجه ی دلخواه باید از ساختار و مراحل مذاکره به خوبی پیروی کرد.

مراحل مذاکره از قرار زیر می باشد.

1. آمادگی
2. بحث و گفتگو
3. مشخص کردن هدف به شکل واضح
4. تفکر برنده برنده داشتن
5. موافقت
6. اجرایی کردن

مراحل مذاکره

۱. آمادگی

قبل از اینکه وارد صحنه ی مذاکره شوید  که نیاز داریم که در مورد مسائلی اطلاعات کسب کنیم و یا تصمیماتی را اتخاذ کنیم.

در این مرحله که قبل از مذاکره است باید تمام مواردی را که می خواهیم در مذاکره مطرح کنیم را بررسی کنیم.

به عنوان مثال اگر قصد فروش ملک داریم باید حداقل قیمتی که حاضر به فروش ملک هستیم را بدانیم.

آیا اگر از من خواست که پرده های خانه را هم همراه خانه به او بدهم٬ قبول کنم یا نه!؟

مسلما همه ی موارد قابل پیش بینی نیستند ولی اگر شما آمادگی داشته باشیم قطعا تصمیمات بهتری خواهیم گرفت

۲.بحث و گفتگو

در این مرحله مذاکره دو طرف ذهنیت خود نسبت به موضوع مذاکره را مطرح می کنند.

در این مرحله سوال پرسیدن٬ گوش دادن و شفاف سازی اتفاق می افتد

یادداشت برداری کنید

یادتان نرود که در طول مذاکره یادداشت برداری و جزییات را یادداشت کنید.

این اطلاعات برای فراموشی یا سو برداشت های احتمالی حیاتی هستند.

گوش دادن موثر

گوش دادن موثر در این مرحله بسیار ضروری می باشد.

وقتی خوب گوش بدهیم به اطلاعاتی پی می بریم که شاید بسیار ضروری باشند برای ما.

ولی با حرف زدن فقط اطلاعات می دهیم.

۳. اهداف را به شکل واضح مشخص کنید

از زمان شروع گفتگو٬ اهداف٬ خواسته ها و نقطه نظرها در مورد مخالفت ها باید به شکلی واضح گفته شوند.

ما باید همه اختلاف ها را به ترتیب اولویت بندی کنیم.

شاید در این اختلاف نظرها ما به نقاط مشترکی هم دست پیدا کنیم.

شفاف سازی بخش مهم هر مذاکره هستند.

بدون شفاف سازی به احتمال خیلی زیاد مذاکره با مشکلاتی در آینده برخورد خواهد کرد.

 

۴. تفکر برنده برنده داشتن

در این مرحله دو طرف مذاکره باید به این نتیجه برسند که مذاکره برای آن ها نتایج خوبی داشته است.

برد برد بهترین نوع مذاکره است که هر دو طرف مذاکره به نتایج عالی دست پیدا خواهند کرد.

مذاکره رقابتی در بعضی مذاکرات لازم و ضروری است ولی بهترین نوع مذاکره نیست.

۵. توافق

توافق زمانی حاصل می شود که دو طرف به خواسته ها و نقطه نظرهای همدیگر را در نظر بگیرند.

مراحل مذاکره

۶. اجرایی کردن

بعد از توافق باید برای اجرایی کردن باید قدم هایی برداشت.

توافق مرحله ی آخر مذاکره نیست.

در مرحله ی اجرایی کردن نیز باید مراقب بود که خطایی رخ ندهد و توافقات هم طبق دستورالعمل جلسه اجرایی گردند.

خیلی از مذاکره های موفق در مرحله ی اجرا به شکست منجر می شوند.

 

 

 

جواب سوال 4

رهبری گروهی در دوران پست مدرنیسم و مقایسه آن را مدرنیته

 

دنیای فردا دنیای سازمانهای پسانوگراست و شاید اشکال غالب سازمانهای امروزی همچون بوروکراسی‌ها که به شکل حیرت آوری در تار و پود زندگی اجتماعی انسان امروز ریشه دوانیده است و زندگی بدون آنها غیرقابل تصور می‌نماید، پاسخگوی نیازهای جامعه فردا نباشد؟_ مفاهیم سازمان، مدیریت و رهبری و فرایندهای مرتبط با آنها بشدت در معرض تغییرند. با رشد سریع تکنولوژی‌های مختلف بخصوص فناوری اطلاعات و فنون ارتباطی جدید، از هم اینک آهنگ فروپاشی ساختارهای عریض و طویل به گوش می‌رسد و مفاهیمی همچون سازمانهای مجازی، دولت الکترونیک، تجدید ساختار و کوچک سازی، جایگزینهای رهبری، مدیریت فیلسوفانه و … فضای مطالعه پیرامون مفهوم سازمان را پر کرده‌اند. سازمان غیررسمی که بعنوان نماد ارتباطات واقعی در سازمانها شناخته می‌شود به‌دلیل افزایش ارتباطات غیرحضوری در سازمانهای مجازی و ساختارهای نامرئی، در حال فروپاشی است.
ما وارد دنیای پست مدرن (فرا نوین) شده‌ایم، جایی‌که مفاهیم روبنایی همانند اشکال ساختاری - کارکردی سازمان با این شدت در حال تغییرند و ناگفته پیداست که چه تحول عظیمی در انتظار بنیانهای نظری (تئوریک) آنهاست.

صنعتى‌شدن و شهرگرائى روزافزون، روابط نوع گروه دومین را ضرورت و افزایش بخشیده است. تحرک و تغییر الگوهاى خانوادگى که در نتیجه این وضع پدید آمد، گروه‌هاى نخستین را ضعیف ساخته و به آنها خصلتى انتقال داده است. بر اثر این وضع، آدم‌ها از ثباتى که پیش از این برخوردار بوده‌اند، محروم مانده‌اند. خاصیت روابط نوع گزلشافت این است که گروه‌هاى دومین را تقویت مى‌کند، سطح کارآئى سازمانى را افزایش مى‌دهد، استعدادهاى فردى را از طریق تخصص شکوفا مى‌سازد و دیدگاه‌هاى فراخ‌اندیش‌ترى را جانشین محلى‌اندیشى ویژهٔ گروه نخستین مى‌کند.

مثال:

پیشرفت‌هاى نوین در علم پزشکى که در افزایش امید زندگى تأثیر مستقیمى داشته است، بدون تخصصى‌شدن کار پزشکى امکان‌پذیر نبوده است. ساختار بخشبندى شده و ادارى بیمارستان‌ها، توسعهٔ مؤسسات دولتى که بودجهٔ طرح‌هاى تحقیقاتى پزشکى را تأمین مى‌کنند و گسترش سریع نظام ارتباطات همگانی، همگى در پیشرفت علم پزشکى مؤثر بوده‌اند. یک پزشک خانوادگى روستائى در گذشته، از دانش یا منابعى که اکنون در مؤسسات بهداشتى بزرگ وجود دارند و از روساختار ادارى و روابط گروه دومین آنها، هیچ بهره‌اى نداشت.

گرچه اکنون گروه‌هاى دومین اهمیت پیدا کرده‌اند، ولى باز گروه نخستین همچنان به‌عنوان مهمترین عنصر جامعه باقى مانده است. براى مثال، خانواده که همیشه یک گروه نخستین عمده بوده، هنوز هم یکى از منابع اصلى ارضاء نیاز انسان به روابط صمیمانه و محبت‌آمیز، به‌شمار مى‌آید. از آنجا که گروه‌هاى دومین تعدادى از گروه‌هاى نخستین را دربرمى‌گیرند، نقش انسان در هر یک از این گروه‌ها را به‌صورتى جداگانه، درست نمى‌توان دریافت.

مثال:

در بررسى سازمان و بازدهى شرکت بزرگى مانند ایران ناسیونال، کافى نیست که تنها به نمودار سلسله مراتب سازمانى و جداول تولیدى آن توجه کنیم. در اینجا باید ساختار هنجارمند و ارزش‌هاى گروه‌هاى نخستین و کوچک کارگرانى را که هر روزه در تماس با همدیگر هستند، نیز در نظر داشت. در فهم کارکرد یک شرکت تولیدى بزرگ چشمداشت‌هاى شغلى و اجتماعى کارگران از یکدیگر و وفادارى یا عدم وفادارى ایشان به شرکت، به‌همان اندازهٔ ساختار و سلسله مراتب شرکت اهمیت دارند.

ساختار رسمى و ساختار غیررسمى گروه

- ساختار رسمى:

ساختار رسمى یک سازمان با قواعد و مقررات به رسمیت شناخته شده و شرایطى که نقش‌هاى اعضاء آن را تعیین مى‌کنند، مشخص مى‌شود. یک ساختار رسمى غالباً داراى آئین‌نامه، اساسنامه، تصویبنامه‌ها و نمودارهاى سازمانى هستند که سلسله مراتب را مشخص مى‌سازند. هر سازمانى که با ساختارى رسمى پیوند خورده باشد، داراى این ویژگى‌ها است:

۱. الگوهاى ارتباطى تثبیت‌شده.

۲. انضباط رسمى.

۳. تعیین و تفکیک وظایف و مسئولیت‌هاى تخصصى.

۴. سلسله مراتب به رسمیت شناختهٔ اقتدار.

۵. مصوبات مشخص مثبت یا منفى براى تشویق یا تنبیه اعضاء گروه. یکى از نارسائى‌هاى بزرگ سازمان رسمى این است که وسائل دستیابى به هدف‌هاى تعیین‌شده، غالباً از خود هدف‌ها مهمتر مى‌شوند.

مثال:

اگر کسى ساختار رسمى یک دانشگاه بزرگ را بررسى کند به تصویبنامه‌هائى برمى‌خورد که هدف‌ها، مقررات و سازمان این مؤسسه را مشخص مى‌سازند. براساس این تصویبنامه‌ها، هر دانشگاهى براى خود هیئت امنائى دارد؛ رئیس دانشگاه در رأس اداره امور دانشگاه قرار دارد. این دانشگاه بر پایهٔ سلسله مراتبى از فرماندهى و فرمانبری، با نقش‌ها و اختیارات و مسئولیت‌هاى کاملاً روشن و مشخص براى یکایک اعضاء علمى و اداری، کار مى‌کند.

- ساختار غیررسمى:

یکى از خاصیت‌هاى ساختار غیررسمى این است که به آدم‌ها در تطبیق با شرایط متغیر، انعطاف‌پذیرى مى‌دهد، بى‌آنکه وقت آنها را با تشریفات رسمى و ادارى تلف کند. از آنجا که اعضاء هر سازمانى با همدیگر آشنا مى‌شوند و روابط شخصى با یکدیگر برقرار مى‌کنند، سرانجام در درون هر ساختار 'بزرگتر' رسمی، انواع ساختارهاى کوچکتر غیررسمى نیز تحول مى‌یابند. از طریق همین ساختارهاى غیررسمی، عملکردهائى پدید مى‌آیند که به آدم‌ها اجازه مى‌دهند که بدون توسل و نیاز به مقررات رسمی، مسائل خود را حل کنند.

مثال:

در هر سازمان بزرگى که ساختار و مقررات و مصوبات رسمى دارد، ساختارهاى غیررسمى کوچکتر و شخصى‌ترى وجود دارند که براساس آشنائى‌ها و سوابق و پیوندهاى عاطفى صمیمانه استوار هستند. براى مثال، بیشتر کارکنان هم‌پایه و هم‌سابقه در یک وزارتخانهٔ بزرگ بر مبناى دوستى‌ها و همکارى‌هاى چندین ساله، بر پایهٔ یک ساختار گروهى غیررسمى هواى همدیگر را دارند و سفارشات همدیگر را با دور زدن تشریفات پرپیچ و خم ادارى انجام مى‌دهند و بدین ترتیب، مسائل همدیگر را حل مى‌کنند.

رهبرى گروهى

فردى که مى‌خواهد رهبر یک گروه شود، باید در مقامى باشد که بتواند بر رفتار دیگران تأثیر و نفوذ گذارد. جامعه‌شناسان دو گونه رهبرى متمایز از هم را تشخیص داده‌اند، یکی، رهبرى سازمانده و دیگرى رهبرى روحیه‌بخش. رهبر سازمانده آن‌گونه رهبرى است که به گروه سازمان و جهت مى‌دهد و هدف‌هاى گروه خود را پیوسته در ذهن نگاه مى‌دارد و مسئولیت تنظیم وسایل دستیابى به این هدف‌ها را به‌عهده مى‌گیرد. اما رهبر روحیه‌بخش آن‌گونه رهبرى است که مى‌کوشد اساس حسن نیت و هماهنگى در گروه ایجاد کند، روحیه گروه را همیشه بالا نگهدارد و از ایجاد شکاف در داخل گروه تا آنجا که مى‌تواند جلوگیرى کند.

جامعه‌شناسان ضمن بررسى گروه‌ها سه سبک مشخص رهبرى را نیز تشخیص داده‌اند. نخستین سبک، رهبرى اقتدارگرا است که در این سبک، رهبر همهٔ تصمیم‌ها را خود مى‌گیرد و صرفاً به دیگران دستور مى‌دهد که تصمیم‌هاى خود را به اجراء گذارند. سبک دوم، رهبرى دموکراتیک است که در این سبک، رهبر براى دستیابى به هدف‌هاى سازمان، نظرها و پیشنهادهاى اعضاء گروه خود را اساس کار قرار مى‌دهد و تصمیم‌گیرى‌هاى وى مبتنى بر توافق اعضاء گروه است. سبک سوم، رهبرى بى‌تفاوت است که در این سبک، رهبر معمولاً علاقه‌اى به کار گروه خود ندارد و هدف‌هاى گروه وى هدف‌هاى درجهٔ یک او به‌شمار نمى‌آیند.

گروه‌هاى مرجع

گروه مرجع به‌عنوان الگوى داورى و ارزیابى کار فرد، براى اشخاص اهمیت دارند. بیشتر ما در ارزیابى رفتار، قیافهٔ ظاهری، ارزش‌ها و نظایر آن، به معیارى مراجعه مى‌کنیم که گروه مرجع ما به‌دست مى‌دهد. باید این نکتهٔ مهم را به یاد داشت که براى ارجاع به یک گروه مرجع به‌عنوان معیار، لازم نیست که خود عضو آن باشیم.

مثال:

گروه مرجع کارگران یک کارخانه ممکن است کارگران موفق‌تر در یک کارخانهٔ دیگر باشند. یک فرد وابسته به طبقه متوسط در یک کشور ممکن است شیفتهٔ دستاوردهاى طبقه متوسط در یک کشور پیشرفته‌تر دیگر باشد و آن طبقه را به‌عنوان گروه مرجع خود بازشناسد.

گروه همدرد و گروه تفاهم متقابل

گروه همدرد از آدم‌هائى ترکیب مى‌شود که درد یا مسئله مشترکى دارند و براى آن گرد هم مى‌آیند که در حل این مسئله از همدردى و پشتیبانى همدیگر برخوردار شوند. معلولین، الکل‌ها، سیگارها و چاق‌ها، مى‌توانند گروه‌هائى همدرد تشکیل دهند. خویشاوندان افراد مسئله‌دار نیز مى‌توانند گروه‌هاى همدرى را سازمان دهند.

گروه تفاهم متقابل مى‌تواند از آدم‌هائى ترکیب شود که نیازهاى گوناگونى دارند و هدف آنها از گردهم آمدن، تقویت حس تفاهم عاطفى نسبت به دیگران در خود آنها است. اعضاء این گروه بر آن هستند که خود را با عینیت بیشترى درک کنند، حس خودآگاهى و اعتماد متقابل را در خود تقویت کنند و درنتیجه، در هنگام کنش متقابل با دیگران احساس آسودگى بیشتى کنند. اعضاء گروه تفاهم متقابل مى‌توانند از هر وسیله‌اى براى ابراز عواطف خود استفاده کنند. دربارهٔ کارکرد درست این‌گونه گروه‌ها، تردیدها و مسائلى مطرح شده‌اند، از جمله اینکه شخصى که عضو این گروه مى‌شود، ممکن است از نظر عاطفى و جسمانى تاب تحمل تنش‌هاى ناشى از زیر ذره‌بین دیگران قرار گرفته را نداشته باشد و درنتیجه، برخى از افراد ممکن است از این تجربه گروهى صدمه بینند

سازمانهای نوگرادرمقابل فرانوگرا
پارا دایم مدرنیته مبتنی بر تعقل ابزاری و با منطق کارایی، خدمات ارزشمندی به سازمانهای عصر نوگرایی ارائه کرد، جایی‌که تاکید اولیه برتولید انبوه و ساخت ماشینهای ساده بود. در واقع آنچه سبب رشد و توسعه سازمانهای عصر مدرنیته شد، حاصل فعالیتهای با ارزش کسانی همچون دورکهیم، وبر، تایلور و دیگران بود. اما در سازمانهای عصر فرانوگرایی، تمرکز بر توانمند سازی انسان‌هاست. جدول شماره 1 به برخی از تفاوتهای سازمانهای مدرن و پست‌مدرن در متغیرهای سازمانی اشاره می‌کند.

تاکیدات سازمانهای نوگرا
-1 بوروکراسی ایده‌آل ـ رفتار قانونمند، تصمیمات متکی بر واقعیت و دانش، اختیار محدود، تقسیم قدرت براساس جایگاه سازمانی به جای پایگاه اجتماعی یا سنتها.
-2 تقسیم کار ـ بعنوان اصلی مهم در سازمانهای صنعتی مبتنی بر «تنوع و تفاوت» ، تخصصی کردن کارها تا جزئی‌ترین سطح به‌منظور کسب حداکثر کارایی. (نظرات دورکهایم و تایلور)
-3 «یک بهترین روش انجام کار» ـ حاصل مطالعات کار و زمان سنجی تایلور و با هدف کسب حداکثر کارایی. (نتیجه تفکر تحلیلی)

تاکیدات سازمانهای فرانوگرا
-1 تصمیم‌گیری، مبتنی بر ارزش‌ها، احساسات و ترجیحات افراد است و مفهوم وسیعی از بورکراسی در نظر است که در آن رهبری غیررسمی و گروهها نقش مهمی دارند.
-2 برای رسیدن به یک نتیجه خاص هموار راههای متعددی وجود دارد. در مقابل «تفکر تحلیلی» در «تفکر ترکیبی» رسیدن به یک نتیجه مدنظر است نه یک روش خاص. از جمله نمونه‌های مشهود این تفکرات در سازمانها می‌توان به TQM اشاره کرد که مبتنی بر فلسفه بهبود مستمر، ارزیابی تحلیلی از کار و توسعه فرهنگ کیفیت است.

تفکر ترکیبی در مقابل تحلیلی
منطق (تفکر) تحلیلی نوعی اندیشیدن مبتنی بر جزء جزء کردن امور برای درک بهتر کل است. بدین معنا برای درک کلیت یک موضوع،علم براجزا کفایت می‌کند. مطالعات دورکهایم و تایلور بخصوص مطالعات کار و زمان سنجی در واقع حاصل تفکر تحلیلی است.
اما درمنطق یا تفکر ترکیبی درک اجزاء فقط با درک کل میسر است و جزئی سازی فقط در راستای هدف کل معنا پیدا می‌کند. آنچه در تفکر تحلیلی اهمیت دارد، گرفتن نتیجه از اجزاء بوده و نتیجه کلی همواره حاصل جمع نتایج جزئی است. اما در تفکر ترکیبی چگونگی و چرایی در رسیدن به نتایج نیز اهمیت دارد. بعلاوه نتیجه نهایی با حاصل جمع جبری نتایج الزاماً یکی نیست.

رهبری در عصر فرانوین
در تئوری نوین (مدرن) تاکید برتاثیرات رهبری و مطالعه جایگاه قانونی رهبر در بوروکراسی مد نظر است، اما در فرانوین تمرکز بر چگونگی فرایند رهبری است.

محورهای مطالعه رهبری فرانوین
در اندیشه‌های جدید رهبر صرفاً متکی به جایگاه مشروع قانونی نیست. فرایند رهبری دیگر وابسته به مبادلات ارزشمند با دیگران بمنظور اثر گذاری برآنها نیست، بلکه تاکید بر توانایی شخصیتی رهبر و قدرت نفوذ او در باورها، ارزشها، رفتارها و اعمال دیگران است. بنابراین مدلهای عقلایی رهبری بایستی با مدلهای غیرعقلایی (مبتنی بر شهود، کاریزما و … ) ترکیب شود. این تفاوتها «رهبران عملگرا» را در برابر «رهبران تحول آفرین» قرار می‌دهد.
رهبر عملگرا : علاقه‌مند به حفظ جایگاه قانونی، بهبود کیفیت عملکرد از طریق مبادلات رئیس ـ مرئوسی و بالا بردن انگیزه در کارکنان است.
رهبر تحول آفرین: از طریق سیستم ارزشها و باورهای مشترک اثرگذاری می‌کند و پیروان را به نگاه نو حتی به مسائل کهنه و تلاش مضاعف در نیل به اهداف وا می‌دارد.
رهبران نوگرا مستقل از اسلاف خود تصمیم‌گیری و حل مسأله می‌کنند، اما رهبران فرانوگرا تصمیم‌گیری کاملاً منطقی را زیرسؤال می‌برند، به زیردستان اتکا دارند و گاهی هم غیرمعقولند.
در همین زمینه یکی از روشهای جدید در مطالعه فرایند رهبری مطالعه ارزشها و احساسات شخصی پیروان رهبر به جای مطالعه مهارتها، عملکردها یا ویژگیهای رهبر است.
جستجوی مدل یا علت واحد در مطالعه فرایند رهبری کاری غیرمفید و آزاردهنده است. در حالی‌که در مطالعات رهبری نوگرا، هدف یافتن علل اثر بخشی یک ویژگی یا رفتار است، در نهایت باز «رهبر اثر بخش» متمایز نمی‌شود. اما در فرانوین به دلیل یکپارچگی روشهای زیادی را برای اثربخشی مطرح می‌شود. مثلاً «باون»، «لدفورد» و «ناتان» در مدلی پیشنهاد می‌کنند که در فرآیند گزینش به جای تاکید بر تطبیق داوطلب با شغل (از نظر سطح دانش، تجربه و مهارت مورد نیاز) تناسب افراد با سازمان مورد سنجش قرار گیرد و شایستگی های کلی مدنظر باشد.
روشهای تحقیق فرایند رهبری در فرانوین به جای اتکا به تجربه و تحلیل، متکی بر «زیبایی شناسی» است.جدول شماره2 استراتژیهای تحقیق در مدرنیزم را با پست‌مدرنیزم مقایسه می‌کند.

تئوریهای نوین فلسفه و روانشناسان در ساختن این فرضیه که «یک حقیقت واقعی» همواره وجود دارد در مانده‌اند و واقعیت را بر اساس مشاهدات پژوهشگر می‌سازند. پارادایم مدرنیزم تجربه ما را انعکاس واقعیت می‌داند. پس درک مطالعه گر در فرضیات خود محدود می‌ماند. در مطالعه فرایند رهبری نیز صرفاً به مشاهدات (رفتارهای مشاهده پذیر) بسنده می‌شود. اما در فرانوین تحقیقات بر درک پیشین مشاهده گر از خودو قبل از درک دیگران متکی است (اسکما). «کاتهرت» و «لوئیس» تئوری «خلق و بسط» را در مطالعه رهبری مطرح می‌کنند. بدین معنا که افراد همواره در حال ساختن درک موضوعی از دنیای تجربی خود هستند و در آن، مشاهده صرف انجام نمی‌شود، بلکه ادراک مشاهده گر از موضوع با نتایج به دست آمده تلفیق می‌شود. «کیگان» معتقد است که این نظم فکری، احساسات و فعالیتهای افراد را به روشی مشابه با سازه‌های زبانی خلق می‌کند. بطور خلاصه تئوری «خلق و بسط» دارای این ویژگیها و مفروضات است:
-1 برتعامل بین افراد و زمینه‌های اجتماعی آنها تاکید دارد.
-2 نگاه محققان را از دیدگاه ساکن به فرایند رهبری آزاد می‌سازد.
-3 بربسط و تکوین رهبری در طول دوران زندگی (بعنوان یک فرآیند پیوسته) تاکید دارد.
-4 ارزش مدار است.
-5 مدلهای چندگانه رهبری را در یک چارچوب منسجم می‌کند.

 

برای موفقیت در رهبری پسامدرن در سازمان ها پیشنهاد می شود موارد ذیل رعایت گردد.

با دیگران ارتباط برقرار کنید.

برای اینکه رهبری گروهی از مردم را بر عهده بگیرید، باید حس اعتماد متقابل بین شما وجود داشته باشد و رهبر و اعضای تیم یکدیگر را درک نمایند. بدین‌منظور رهبران در قدم اول باید ارتباط برقرار کردن را یاد بگیرند. برای اینکه رهبری با صفات انسانی والا باشید باید حس مثبت بودن، هدف‌دار بودن، همدلی، محبت، تواضع و عشق را در خود پرورش دهید. با این صفات کلیدی می‌توانید ارتباطی صحیح و واقعی با اعضای تیم خود برقرار کنید.

با برقراری ارتباط شخصی واقعی با هم‌تیمی‌های خود می‌توانید بین خودتان اعتماد مشترک برقرار کنید و فرهنگ قوی مسئولیت‌پذیری و عملکرد استثنایی را در تیم ایجاد نمایید. تیم شما با چنین فرهنگی می‌تواند یک کسب و کار موفق راه‌اندازی کند و همواره شاد باشد. شما در تمام ارتباطات خود باید خالصانه رفتار کنید و صادق باشید.

تیم خود را درک کنید.

وقتی هنر ارتباط با اعضای تیم خود را یاد گرفتید و بر آن مسلط شدید اکنون می‌توانید واقعا تیم را بشناسید(اینکه افراد تیم چه کسانی هستند، به چه چیزهایی علاقه دارند، و دارای چه استعدادهایی می‌باشند) و بدانید ماموریت شما چیست. ولی شناخت و درک افراد شرکت نیز به همین اندازه اهمیت دارد. اگر به افراد خود توجه کنید آنها هم متقابلا به مشتریان شما توجه خواهند کرد و در نهایت خواهید توانست ماموریت خود را به انجام برسانید.

افراد خود را به خلاقیت تشویق کنید.

اگر می خواهید کارمندان شما کار خود را به بهترین نحو انجام دهند باید اجازه دهید فکر خود را آزادانه بیان کنند و به کشف و جستجو بپردازند. یک رهبر خوب همیشه از پیشنهادات و ایده‌های تیم خود با آغوش باز استقبال می‌کند. همچنین یک رهبر خوب گاهی‌اوقات تیم خود را به چالش می‌کشد تا خسته و از خودراضی نشوند و در عین حال به توانایی‌های بالقوه‌ی خود اعتماد داشته باشند.

بر امور مثبت تمرکز کنید.

رهبران آرزو دارند تیمشان عملیات روزانه‌ی خود را همواره بدون هیچ مشکلی انجام دهند،‌ و گهگاهی هم با موانعی مواجه می‌گردند. نحوه‌ی برخورد رهبر با موقعیت‌های منفی،‌ مهارت‌های رهبری او را به نمایش می‌گذارد. در هر شرایطی سعی کنید بر نکات مثبت تمرکز کنید. هر چقدر نگاه شما به یک مشکل مثبت‌تر باشد، به همان اندازه هم عکس‌العمل افراد در برابر یکدیگر مثبت‌تر خواهد بود. وقتی افراد در موقعیت‌های مشکل‌ساز به چیزهای خوب توجه می‌کنند، شدت سختی آن مشکل را احساس نمی‌کنند و بهتر می‌توانند به حل آن بیندیشند.

فقط حرف نزنید، عمل کنید.  

 یک رهبر کارآمد می‌داند به جای اینکه فقط حرف بزند، چطور در عمل به دیگران نشان دهد چه چیزی نیاز است. رهبران باید بدون چرب‌زبانی، مربی اعضای تیم خود باشند و آنها را به سمت یک محیط کاری مشارکتی و متعهد سوق دهند.

اگر می‌خواهید افراد را کنترل کنید تا کارهای خاصی را به شیوه‌ی خاصی انجام دهند، هیچ وقت به آن سطح از مشارکت که به دنبالش هستید نمی‌رسید. مربی‌گری یعنی به افرادی که رهبری آنها را بر عهده دارید کمک کنید تا انتخاب‌هایی را که پیش رو دارند به خوبی انجام دهند. در آن صورت افراد احساس خواهند کرد که به نوعی مالکیت پروژه را بر عهده دارند و در نتیجه عملکرد بهتری خواهند داشت.

روراست باشید.

بهترین روش برای اینکه تیمتان را در مسیر درست هدایت کنید، ارائه‌ی بازخوردهای مستقیم و صادقانه است(حتی اگر انتقاد باشد). اگر روراست نباشید، افرادتان نخواهند دانست که شما واقعا در مورد آنها و کارشان چه فکر می‌کنید و هرگز نمی‌توانند بهبود پیدا کنند. اگر ندانید شرکت خود را دقیقا در چه جهتی باید هدایت کنید، دیگر مهم نیست چقدر با کارکنان و تیم رهبری خود ارتباط دارید، زیرا در هر صورت افرادتان هنگام تصمیم‌گیری و اقدام گیج خواهند شد. همیشه در مورد هر کاری که تیم یا اعضای تیم انجام می‌دهند بازخوردهای سازنده ارائه دهید. بازخورد مثبت به اندازه‌ی بازخورد منفی اهمیت دارد و یک رهبر خوب تلاش می‌کند بین اینها تعادل ایجاد نماید.

بازخورد بخواهید.

علاوه بر اعضای تیم، خود شما هم به بازخورد صادقانه‌ی دیگران نیاز دارید. ممکن است خودارزیابی واقعی از رهبری خودتان کار سختی باشد، به همین دلیل مربیان، متخصصان و حتی کارکنان شما می‌توانند در این راستا کمک باارزشی به شما بکنند. تیم شما می‌تواند در مورد امور کارآمد و غیرکارآمد شرکت و موانعی که بر سر راه موفقیتتان قرار دارد اطلاعات مفیدی در اختیارتان قرار دهد.

انگیزه‌ی خودتان را درک کنید.

 برای اینکه رهبر کارآمدی باشید باید انگیزه‌ی درستی داشته باشید. آیا انگیزه‌ی شما پول و مقام است یا واقعا از صمیم قبل می‌خواهید به الهام‌بخش افراد باشید تا کارشان را به بهترین نحو انجام دهند؟ واقعا از خودتان بپرسید چرا می‌خواهید رهبری کنید. رهبری را یک افتخار و حرفه بدانید. اگر در قلب خود احساس می‌کنید که رهبری، تقدیر شماست و با استفاده از آن در دنیا تفاوت ایجاد خواهید کرد، پس قطعا کارتان را از نقطه‌ِ‌ی درستی آغاز کرده اید.

 

لبته برخی از صاحب‌نظران، رهبری را یکی از وظایف مدیران قلمداد می‌کنند درحالی‌که در مقابل، برخی، رهبری را بسیار فراتر از مدیریت می‌دانند و معتقدند که رهبران سازمان‌ها الزاماً مدیران سازمان‌ها نیستند. فرایندی که مدیریت می‌کوشد با ایجاد انگیزه و ارتباطی مؤثر انجام سایر وظایف خود را در تحقق اهداف سازمانی تسهیل و کارکنان را از روی میل و علاقه به انجام وظایفشان ترغیب کند؛ بنابراین رهبری جزئی از مدیریت است و این وظیفه مانند برنامه‌ریزی، سازماندهی و کنترل نیز از وظایف مدیر است. مهمترین نکته در رهبری نفوذ و اثر گذاری است. اصولاً قدرت عبارت است از توانایی اعمال نفوذ بر دیگران و نفوذ عبارت از اعمالی است که مستقیم یا غیر مستقیم باعث تغییر در رفتار یا نظرات دیگران می‌شود. رهبری با نفوذ بر دیگران تحقق می‌یابد و نفوذ نیز از قدرت سر چشمه می‌گیرد. حال که با مفهوم رهبری تا حدودی آشنا شدید به سراغ پست مدرنیسم برویم واژه ای که تا کنون بارها و بارها شنیده و یا خوانده باشید

به سیر تحولات گسترده‌ای در نگرش های حقیقی و حقوقی و یا حتی اقتصادی و هنر و …. می گویند. کاملا واضح است که پست مدرن نیسم از بطن نوگرایی و یا مدرنیسم در تضاد و یا به عبارت دیگر نبرد با یکدیگر به عنوان جانشین آن پدید آمد. پست مدرنیته مفهومی تاریخی-جامعه‌شناختی است که به دوران تاریخیِ بعد از مدرنیته اطلاق می‌شود.

در پارادایم نوگرایی(Modern) ، تئوری های رهبری با رهبری سر و کار دارند که نقش ستاره و قهرمان را بازی می کند. رهبری مترادف با رییس بودن است و در بالاترین جایگاه سازمانی قرار دارد و کلیه افراد سازمان بازیگر نقش های اعلام شده از سوی رهبر می باشند.در نقطه مقابل در پارادایم فرانوگرا یا پست مدرن(Post-Modern) رهبر به عنوان خدمتگزار گروه خود را معرفی نموده و سعی در اجرای نقشی دارد که تسهیل کننده روابط میان اعضا گروه باشد و همه آنها را به نوعی به هم پیوند دهد.

 

انواع رهبری سازمانی در پست مدرنیسم

 

توانمند ساز(Empower) :

رهبر کارکنان و اعضای گروه خود را به منظور مشارکت در فضای اجتماعی و اقتصادی توانمند می سازد.

بازگو کننده سرگذشت ها(Recounter  of Stories):

رهبر داستانهای اتفاق افتاده در سازمان  و یا سرگذشت شکل گیری گروه را برای افراد و اعضا بازگو می کند. او همچنین تاریخ سازمان ، افتخارات و آینده سازمان را به آنان عرضه می دارد.

سازنده و ارایه کننده چشم انداز(Visionary):

رهبر با ترسیم آینده سازمان ، کارکنان را به سوی پیشرفت سازمان هدایت می کند.

دو جنسی نگر(Andogynous):

رهبر زنان و مردان سازمان یا گروه را تواما در نظر دارد و یکی را بر دیگری ترجیح نمی دهد.

شبکه ساز(Networker):

رهبر شبکه ها و تیم های متفاوتی را می سازد و آنها را اداره می کند.

سازنده تیم (Team-builder):

رهبر تیم های خودگردان و مستقل ایجاد و آنها را راهبری می کند.

 

رهبری سازمانی در پارادایم مدرن

 

تیزبین(Panoptic):

رهبر همه اعضا گروه را به دقت زیر نظر دارد و می پاید و ممیز و ارزیاب نهایی برای عملکرد دیگران و کیفیت کار است.

اقتدار گرا(Authoritarian):

رهبر به این باور دارد که: ” قدرت باید مریی ، پذیرفتنی و غیر قابل بحث باشد.”

دارای شبکه کیفری(Penal Mechanisms):

رسیدگی کننده فعالیت های نیک و بد اعضا گروه ، بیان کننده آنها ، اصلاح گر رفتارهای نامطلوب و تنبیه کننده یا پاداش دهنده رفتارهای اعضای گروه یا سازمان به منظور استقرار وضعیت مطلوب.

سازمان دهنده(Organizer):

پدید آورنده و کنترل کننده بخش های مختلف سازمان

نشسته در راس هرم (Pyramid):

رهبر در راس هرم سازمانی می نشیند و به امر و نهی اعضا گروه می پردازد.

صدر نشین(Top):

رهبر رییس گروه و در صدر آنهاست. او بالاترین مقام را در سلسله مراتب دارد و شخص اول گروه یا سازمان است.

بازرس و بازبین(Inspector):

رهبر مسئول بقا و تداوم کار گروه یا سازمان است، از این رو به واکاوی دقیق فعالیت ها و کارهای دیگران می پردازد و به خود حق می دهد که آنها را درجه بندی کند و هرکدام را در جایگاه مناسب خود قرار دهد.

مرکزگرا(Centralist):

رهبر در مرکز قرار دارد و تمام اطلاعات  از پیرامون و اعضای گروه یا سازمان به او می رسد و از سوی او پالایش شده و به پیرامون فرستاده می شود.

 

 

 

رهبری سنتی و رهبری پست مدرن

 رهبری سازمانی در روش سنتی

 

ارباب(Master):

رهبر در راس گروه یا سازمان قرار دارد. مالک سازمان و افراد آن همگی می باشد. هر گونه که بخواهد تصمیم می گیرد . کسی مجاز نیست او را بازخواست نماید.  همه چیز به او تعلق دارد.

اقتدار گرا(Authoritarian):

خواهان اطاعت بی چون و چرای زیر دستان است و به هر نحو که شایسته بداند آن را پیاده می کند و آنان را بر آن می دارد که جز به خواسته او به خواسته دیگری نیاندیشند.

برده دار(Slave Driver):

با اقتدار تمام به کار اعضا می نگرد و به جزییات کار آنها توجه دارد و به محض انحراف از مسیر آنها را با اقتدار تمام به مسیر باز می گرداند و می داند که دیگران چه باید بکنند.

زمامدار مستبد(Tyrant):

او کنترل عالیه و اربابانه بر فعالیت های دیگران دارد و رفتارهای آنها را به گونه ای که می خواهد تنظیم می کند.

نخبه(Elite):

رهبران به عنوان بالاترین و پر امتیاز ترین طبقات به حساب می آیند.

فرمانروا(Ruler):

رهبران فرمانروایان بلا منازع بر گروه خود بوده و آنان را به هر شکل که خود صلاح بدانند، هدایت می کنند.

 

جواب سوال 5:

تاثیر ارتباط بدون مرز در سازمان ها

برای ایجاد هماهنگی میان منابع مادی و منابع انسانی سازمان جهت برقراری یک شبکه موثر و کارآمد، برقراری ارتباطات سازمانی بدون مرز  مطلوب ضروری است. زیرا هنگامی که ارتباطات سازمانی بدون مرز  موثری برقرار نشود، فعالیت ها و عملیات سازمان متوقف و چه بسا به شکست شرکت نیز ختم می شود. در حقیقت می توان گفت که مدیریت اثربخش به برقراری ارتباطات سازمانی بدون مرز  موثر و کارآمد بستگی دارد. مدیران و رهبران برای حفظ یکپارچگی کسب وکار، مدیریت، افزایش خلاقیت و نوآوری، برآورده ساختن انتظارات و انجام تعهدات و وظایف صورت گرفته نیاز به ایجاد ارتباطات سازمانی بدون مرز  مناسب و موثر دارند.
ارتباطات سازمانی بدون مرز  یکی از موضوعات پیچیده می باشد که نقش بسیار مهمی در عملکرد سازمان دارد. اکثر سازمان های تولیدی و تجاری، ارتباطات سازمانی بدون مرز  را یکی از مهمترین عناصر موفقیت خود ذکر کرده اند. بنابراین مدیران و رهبرانی که مدیریت سازمان خود را با توجه به عنصر ارتباطات سازمانی بدون مرز  اعمال نمایند قطعا موفقیت سازمان خود را تضمین خواهند کرد. ارتباطات سازمانی بدون مرز ، نقطه آغاز وظایف مدیریتی می باشد. بدون ارتباطات سازمانی بدون مرز  دیگر وظایف مدیریتی چون برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت و کنترل مقدور نمی باشد و درصورت فقدان ارتباطات سازمانی بدون مرز  امکان اداره شرکت امکان پذیر نمی باشد.

 

 

ارتباطات سازمانی بدون مرز

ارتباطات عبارت است از انتقال و تبادل اطلاعات، مفاهیم و نظرات بین افراد.
ارتباطات سازمانی بدون مرز ( Organizational Communication) فرآیندی است که مدیران به انتقال و تبادل اطلاعات،، مفاهیم، افکار و حقایق با افراد و واحدهای داخل و خارج سازمان می پردازند. ارتباطات سازمانی بدون مرز  عمل یکپارچه سازی و هماهنگی فعالیت های سازمان را انجام داده که در نهایت موجب افزایش بهره وری و کارایی سازمان می شود. ادراک صحیح مفهوم ارتباطات سازمانی بدون مرز ، به افزایش اثربخشی کارکنان سازمان می انجامد و عدم توجه به این مفهوم باعث ایجاد مشکلاتی در سازمان می شود.

 در هر سازمانی، اطلاعات و معانی باید در طی فرآیند ارتباطات سازمانی بدون مرز  مستمر در اختیار مدیران و کارکنان کسب وکار قرار گیرد تا بتوانند با آگاهی و هوشمندی لازم به انجام تعهدات و وظایف خود بپردازند. از این رو هنری مینتزبرگ( Henry Mintzberge) دانشمند و نظریه پرداز بزرگ مدیریت “نقش ارتباطی و اطلاعاتی مدیران” را جزء اصولی ترین و مهم ترین نقش های مدیر سازمان قلمداد کرده است.

اطلاعات سازمانی، باید قبل از هرگونه اتخاذ تصمیمی در سازمان مورد توجه قرار گیرد. لذا اگر هدف و مقصد سازمان دستیابی به حداکثر بهره وری و کارایی باشد، نظام ارتباطات سازمانی بدون مرز  باید به گونه ای طرح ریزی و سازماندهی شود که اطلاعات از مجاری مربوطه، در اختیار مدیران و کارکنان سازمان قرار گیرد.

 

فرآیند ارتباطات سازمانی بدون مرز

فرآیند ارتباطات سازمانی بدون مرز  شامل ۳ عنصر اصلی است: فرستنده پیام، پیام، گیرنده پیام

بدیهی است که اگر یکی از اجزاء ارتباطات حذف شود، فرایند ارتباط برقرار نمی شود.

 

در ایجاد یک ارتباط سازمانی، هفت بخش وجود دارد:

1.  فرستنده پیام ( Sender) : فرستنده پیام، آغازکننده فرآیند ارتباطی است. در حقیقت فرستنده پیام دارای اطلاعات مورد نظر است و هدف آن انتقال صحیح پیام می باشد. اگر فرستنده ای وجود نداشته باشد، هیچ فرآیند ارتباطی برقرار نخواهد شد. طرز نگرش و فکر فرستنده پیام، تاثیر بسیاری در تعیین نوع پیام و چگونگی ارسال آن دارد.
2.  رمزگذاری پیام (Encoding) : زمانی که فرستنده پیام، اطلاعات را به صورت یک نماد و علامت مخصوص درآورد، پیام را رمزگذاری کرده است.
3.  پیام (Message) : اطلاعات، نکته یا موضوعی که باید به گیرنده پیام منتقل شود.
4.  کانال ارتباطی ( Channel ) : وسیله ای جهت ایجاد ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام است. باید توجه داشت که هر رسانه و یا کانال ارتباطی برای انتقال پیام مورد نظر مناسب نیست. فرستندۀ پیام باید رسانه و کانال ارتباطی متناسب با پیام ارسالی و ویژگی های گیرنده پیام را انتخاب کند.
5.  گیرنده پیام (Receiver) : گیرنده پیام فرد یا افرادی هستند که پیام را دریافت و استنباط می کنند. فرستنده پیام و گیرنده باید از لحاظ اطلاعات، افکار و عقاید فرهنگی و اجتماعی دارای وجه اشتراکی باشند تا گیرنده پیام قادر به درک پیام ارسالی مورد نظر فرستنده باشد.
6.  رمزگشایی پیام (Decoding) : گیرنده پس از دریافت پیام، آن را ادراک و تفسیر می کند.
7.  بازخورد( Feedback) : ابراز واکنش گیرنده پیام به فرستنده درمورد پیام دریافتی است. در این مرحله فرستنده پیام درمورد وضعیت ارسال پیام و نحوه ادراک گیرنده از پیام آگاه می شود. فرآیند ارتباطات بدون وجود بازخورد کامل و موثر نمی باشد، زیرا با انتقال بازخورد از گیرنده به فرستنده پیام، درجه کارایی و اثربخشی پیام تعیین می شود و کاستی ها و نارسایی های ارتباطی مشخص می گردد.

– پارازیت : عامل و علتی که در ارسال پیام و ادراک آن اختلال ایجاد کند پارازیت یا مانع ارتباطی نام دارد. مانع ارتباطی به ۲ نوع داخلی و خارجی تقسیم می شود. مانع داخلی عبارت است از عوامل درونی که بر فرآیند ارتباطات اثر گذاشته و ارتباطات را قطع می کند. طرز نگرش افراد، استنباط ها و تفاسیر آنان جزء عوامل درونی می باشد. مانع خارجی عبارت است از موانع محیط خارجی چون سروصدا، نور، سرما، گرما و… که فرآیند ارتباط را مختل می سازد.

وجود پارازیت و قطع ارتباط ممکن است از سوی فرستنده پیام، وسیله ارتباطی و یا گیرنده پیام باشد. چنانچه در فرآیند ارتباطات سازمان، مانع ارتباطی رخ دهد باید در جهت برطرف و حل آن اقدام شود.

رسانه های ارتباطی

از عناصر مهم فرآیند ارتباطات سازمانی بدون مرز ، رسانه های ارتباطی می باشد. با توجه به اهمیت برقراری ارتباطات در سازمان، می توان در انتقال پیام ارتباطی از انواع رسانه های مختلف استفاده کرد.

انواع مختلف رسانه های ارتباطی عبارتند از :

•  ارتباط پستی
•  ارتباط نوشتاری
•  ارتباط تلویزیونی
•  ارتباط رادیویی
•  ارتباط اینترنتی

در طی دهه های اخیر انواع رسانه های ارتباطی یک روند تکاملی به خود گرفته است. به گونه ای که در قرن بیستم، ارتباطات بیشتر از طریق رسانه های پستی و نوشتاری صورت می گرفت اما امروزه بیشتر ارتباط تلویزیونی، اینترنتی و تلفن همراه متداول شده است.

روش های برقراری ارتباط

فرآیند ارتباط به صورت روش های مختلفی انجام می گیرد. بنابراین می توان روش های ارتباطی را به ۵ نوع تقسیم بندی کرد :

 

۱- ارتباط رسمی ، ارتباط غیررسمی

ارتباط رسمی، یک نوع روش ارتباطی می باشد که در حوزه های وسیع و محیط های رسمی شرکت صورت می گیرد. ارتباط غیررسمی، برقراری نوعی ارتباط بین دو یا چند نفر و گروه به شکل عادی و غیررسمی است. مدیران و رهبران شرکت می توانند هم ارتباط رسمی و هم ارتباط غیررسمی با کارمندان خود برقرار کنند.

 

۲- ارتباط ارادی ، ارتباط غیرارادی

برقراری ارتباط ارادی با برنامه ریزی و طرح قبلی صورت می گیرد اما اگر ارتباطی بدون برنامه ریزی و طرح قبلی انجام شود آن را از نوع ارتباط غیرارادی می نامند. البته همیشه لازم نیست که برقراری ارتباط با تصمیم و اراده قبلی فرستنده و گیرنده پیام حاصل شود. امکان دارد که فرستنده پیام در وضعیتی یک پیام را اعلام و منتقل کند و این پیام ارسالی در یک فردی که مورد نظر فرستنده نیست، تاثیر بگذارد.

 

۳- ارتباط مستقیم ، ارتباط غیرمستقیم

هنگامی که پیام ارسالی مستقیما بین دو شخص مبادله شود، ارتباط مستقیم برقرار می شود. ارتباط مستقیم یا چهره به چهره معمولا بدون وجود واسطه بین فرستنده و گیرنده پیام ایجاد می شود.
در ارتباط غیرمستقیم، فرستنده و گیرنده پیام هرگز یکدیگر را نمی شناسند و ارتباط به صورت چهره به چهره و شخصی نیست. مانند : نویسنده و خواننده یک مقاله یا کتاب

 

۴- ارتباط یک جانبه ، ارتباط دوجانبه

فرآیند ارتباط از حیث وجود یا فقدان بازخورد در ارسال پیام به ۲ نوع تقسیم می شود : ارتباطات یک جانبه و ارتباطات دوجانبه
اگر در فرآیند ارتباط، گیرنده پیام نسبت به مفاهیم و اطلاعات واکنشی به فرستنده ابراز نکند، ” ارتباط یک جانبه ” یا ” یک طرفه ” می گوییم. مانند : ارتباط تلویزیونی، ارتباط رادیویی و…
اگر در فرآیند ارتباطی، گیرنده پیام واکنش و نظرات خود را نسبت به پیام ارسالی به فرستنده ابراز کند، ” ارتباط دوجانبه ” یا ” دوطرفه ” می گویند. مانند : ارتباط مستقیم مدیریت با کارکنان تحت سرپرستی خود، ارتباط تلفنی و…

 

مزایای ارتباط یک جانبه :

1. ارتباط یک جانبه نیاز به زمان کمتری دارد و سریع تر انجام می شود.
2.  ارتباط یک جانبه به برقراری نظم در سازمان کمک می کند.
3.  اگر تصمیمات و فعالیت ها، تکراری و برنامه ریزی شده باشد ارتباط به صورت یک جانبه برقرار می شود.

 

معایب ارتباط یک جانبه :

1. ارتباط یک جانبه به دلیل عدم وجود بازخورد، دارای دقت کمتری است.
2. توجیه و پنهان کردن اشتباهات فرستنده در ارسال پیام وجود دارد.

مزایای ارتباط دوجانبه :

1. دقت ارتباط دو طرفه بیشتر است.
2.  عمل بازخورد صورت می گیرد.
3.  امکان اصلاح و تفهیم درست پیام وجود دارد.
4.  اگر تصمیمات و فعالیت ها، غیرتکراری و برنامه ریزی نشده باشد این نوع ارتباط مناسب است.

 

معایب ارتباط دوجانبه :

1. نیاز به زمان بسیاری دارد.
2.  ارتباط کند انجام می شود.

 

۵- ارتباط کلامی ، ارتباط غیر کلامی

اگر در فرآیند ارتباط، پیام به صورت رمزهای کلامی و گفتاری انتقال یابد، آن را ارتباط کلامی می گویند. مانند : گفتگوی مدیر با گروهی از کارکنان، توضیح شفاهی یک مطلب و موضوع کاری برای کارکنان
اگر پیام را به صورت علائم و نشانه های غیرکلامی چون حرکت دست، چشم، حالت چهره، تغییر آهنگ صدا و… منتقل کنیم ارتباط از نوع غیرکلامی می باشد.

 

 

انواع مسیرهای ارتباطی سازمانی

مسیرهای ارتباطی سازمانی را با توجه به جهت ارسال پیام به ۳ نوع تقسیم می کنند :

•  ارتباط عمودی
•  ارتباط افقی
•  ارتباط مورب

الف. ارتباط عمودی : این نوع از ارتباط جزء رایج ترین نوع ارتباط در سازمان ها است که شامل ” ارتباط از بالا به پایین ” و ” ارتباط از پایین به بالا ” می شود.
ارتباط رو به پایین ( از بالا به پایین ) از مدیریت عالی شروع و به کارکنان سطح عملیاتی و کارگران ختم می شود. هدف از این نوع ارتباط آموزش، هدایت، ابلاغ دستورات مقامات مافوق به کارکنان زیردست است.
ارتباط روبه بالا ( ارتباط از پایین به بالا ) از سطوح پایین سازمان شروع و به سطوح بالاتر و مدیریت ختم می شود. هدف از ارتباط روبه بالا ارائه گزارش، پیشنهاد، درخواست های کاری کارکنان از مدیریت و ادای توضیحات مربوطه است.
تحقیقات انجام شده نشان می دهد که دوسوم ارتباطات مدیران با کارکنان سازمان از نوع ارتباطات عمودی است.

 ب. ارتباط افقی : این نوع ارتباط معمولا در میان اعضای واحدها و گروه های کاری متعدد سازمان و اعضای بخش های صفی و ستادی شرکت برقرار می شود. هدف از این نوع ارتباط بهبود روحیه اعضای سازمان و هماهنگی واحدهای هم سطح و افراد هم ردیف شرکت می باشد.

 ج. ارتباط مورب : ارتباط مورب معمولا بین دو سطح جداگانه در شرکت که از دو حوزۀ کاری متفاوت و گوناگون هستند برقرار می شود. هدف از این نوع ارتباط انسجام بخشی به فعالیت های سطوح مختلف سازمان و ایجاد هماهنگی بین افراد است.

  

مزایای برقراری ارتباطات سازمانی بدون مرز

 

•  ارائه راهنمایی های لازم از سوی مدیران به کارکنان برای انجام صحیح و دقیق وظایف
•  دریافت اطلاعات لازم درمورد هدف های سازمان
•  اطلاع کارکنان از عملیات و رویه های سازمانی
•  دریافت بازخورد کارکنان از مدیران درمورد عملکرد کاری
•  برقراری ارتباط با محیط خارجی سازمان
•  ایجاد هماهنگی جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی
•  افزایش بهره وری و رضایتمندی کارکنان

 

 

سیستم های ارتباطی سازمان

سیستم های ارتباطی سازمان از لحاظ ساختار، عملکرد و شکل به ۲ نوع تقسیم می شوند :

•  سیستم ارتباطی رسمی : در اثر فراگردهای رسمی سازمان ایجاد می شود.
•  سیستم ارتباطی غیررسمی : در اثر تعامل بین افراد ایجاد می شود.

لیویت (Leavit) شبکه های رسمی ارتباطات سازمانی بدون مرز  را به ۵ نوع تقسیم می کند :

1. شبکه زنجیره ای( Chains) : در این نوع شبکه ارتباطی، اطلاعات از طریق کانال های مشخص شده انتقال می یابد( فرد “ج” تحت نظر “ب” و فرد “ه” تحت نظر “د” و “ب” و “د” نیز تحت نظر “الف” قرار می گیرند و اطلاعات را منتقل می کنند). سرعت این نوع ارتباط نسبتا خوب است و جایگاه رهبری مشخص می باشد اما روحیۀ اعضاء ضعیف است.
2.  شبکه ستاره ای یا چرخشی (Wheel) : سیستم ارتباط ستاره ای کاملا متمرکز است و برای انجام وظایف ساده و تکراری، بالاترین کارایی را دارد. زیرا این نوع ارتباطات کمترین اشتباهات را داشته و مسائل با حداکثر سرعت انجام می گیرد. در این نوع ساختار ارتباطی، روحیه اعضای گروه ضعیف می باشد.
3.  شبکه Y شکل (سه شاخه) : این نوع شبکه رسمی ارتباطی برای حل مسائل ساده تر سازمان کاربرد دارد و نیازمند تعامل کمی بین اعضا است. دقت این نوع ساختار نسبتا خوب است اما روحیه اعضای گروه نسبتا ضعیف است.
4.  شبکه همه جانبه (All-Channel) :این نوع ارتباط سازمانی کاملا غیرمتمرکز است و همه افراد با یکدیگر ارتباط و مشارکت کامل دارند. این نوع ازارتباط برای حل مسائل پیچیده استفاده می شود و جایگاه رهبر نامشخص است ولی روحیه اعضای گروه در سطح بالایی قرار دارد.
5.  شبکه دایره ای یا حلقه ای( Circle) : در این نوع الگوی ارتباطی، اطلاعات بین همۀ اعضای گروه رد وبدل می شود و یک نوع شبکه ارتباطی نامتمرکز است. عملکرد در این نوع الگو نامنظم و کند است، میزان وضوح جایگاه رهبری نامشخص است اما این نوع ساختار ارتباطی برای انجام وظایف جدید، کارایی بالایی دارد.

سیستم ارتباطی غیررسمی

توسعه روابط غیررسمی در سازمان، موجب ایجاد سیستم های ارتباطی غیررسمی شده است. ارتباط غیررسمی را گروه های تاکی یا ارتباطات درخت انگور می نامند.
سیستم های ارتباطی غیررسمی به ۴ نوع تقسیم می شود :

۱- شبکه رشته ای (Single Chain) :اگر یک فرد خبری را به طور غیررسمی به فرد دیگری منتقل کند و شخص دوم آن را به شخص سوم انتقال دهد، خبر به صورت یک رشته از یک شخص به شخص دیگر منتقل می شود. به دلیل انتقال سریع اطلاعات در بین افراد مختلف، احتمال تحریف پیام وجود دارد.

۲- شبکه خوشه ای (Cluster) : در این نوع ارتباط یک فرد خبری را به طور غیررسمی به عده ای می دهد و هر یک از افراد نیز خبر را به عدۀ دیگر منتقل می کنند.

۳- شبکه انشعابی یا تابشی (Gossip) : اگر یک فرد خبری را به طور غیررسمی به اطلاع گروهی برساند از نوع ارتباط انشعابی می باشد.

۴- شبکه تصادفی (Random) : زمانی که یک فرد خبری را به طور غیررسمی به اطلاع افراد دیگر برساند ارتباط تصادفی ایجاد می شود. این نوع ارتباط برای انتقال اطلاعات کم اهمیت استعمال می شود.

 

 مشکلات ارتباطات سازمانی بدون مرز

 

۱- آگاهی همگانی : شاید رایج ترین مشکل ارتباطات سازمانی بدون مرز ، فرض یک مدیر درمورد آگاهی کامل کارکنانش از اطلاعات موردنظر خود باشد. معمولا آگاهی کارکنان جز با انتقال اطلاعات از سوی مدیریت به آنان ایجاد نمی شود. به همین منظور در جلسات اداری، شرط اصلی و اولیه تصمیم گیری دقیق و مناسب، آگاهی همگانی از موضوع موردنظر می باشد که مدیریت باید در ابتدا به انتقال اطلاعات بپردازد.

 

۲- تشریفات زائد اداری : در روزهای آغازین فعالیت یک سازمان، مدیران سازمان معمولا روابط غیررسمی با کارکنان دارند ولی به همان میزان که سازمان رشد می کند و بیش از حد بزرگ و پیچیده می شود به ایجاد ارتباطات رسمی و تنظیم خط مشی ها و بخشنامه در سازمان تاکید می شود و این نوع ارتباطات مشکلات و آشفتگی هایی را در سازمان به وجود خواهد آورد.

 

۳- ادراک صحیح پیام : مسئله مهم و حیاتی در انتقال پیام از فرستنده به گیرنده پیام، دریافت و ادراک صحیح گیرنده پیام از پیام ارسالی است. درحقیقت هیچ گاه نمی توان مطمئن بود که گیرنده پیام همان منظور و مفهوم اصلی پیام را از فرستنده پیام دریافت کرده است یا خیر. متاسفانه زمانی از فهم نادرست پیام آگاه می شویم که ابهام و مشکلی در سازمان به وجود آید.

 

۴- اهمیت برقراری ارتباط با زیردستان : هرگاه مدیران سازمان زمانی را برای برقراری ارتباط با کارکنان درنظرنگیرند و معتقد باشند که کارکنان خود باید وظایف خود را انجام داده و ارتباطی صورت نگیرد، سازمان را در بحران خاصی قرار می دهند.

 

۵- طرز بیان و معانی : استفاده از عبارات و نمادهای انتزاعی و یا واژه هایی با معنای چندگانه، مانع برقراری ارتباطات اثربخش می شود. برای رفع این نوع از موانع باید از واژه های دقیق و بامعنی استفاده کرد و ازطریق ارسال بازخورد به فرستنده، به زبان مشترک و درک صحیح دست یافت.

 

۶- ویژگی های شخصیتی : معمولا میان مردان و زنان در برقراری ارتباطات اثربخش تفاوت بسیاری وجود دارد. تحقیقات نشان می دهد که مردان مطالبی را درمورد مقام سازمانی و استقلال لازمه در کار ابراز می کنند و زنان مطالب مربوط به روابط جمعی و صمیمیت در کار را مورد اشاره قرار می دهند.

 

۷- عواطف و احساسات : عواطف و احساسات گیرندۀ پیام بر تفسیری که او از محتوای پیام ارسالی دارد تاثیر بسیاری می گذارد. احساساتی چون خوشحالی، ناراحتی، عصبانیت و… به راحتی می تواند انتقال پیام را با مشکل مواجه کرده و گیرنده پیام برداشت و مفهوم دیگری را از پیام دریافت کند.

 

۸- ادراک : هر فردی حوادث و اتفاقات رخ داده را برحسب زمینه اجتماعی، فرهنگی و شخصیتی خاص خود درک می کند. ازاین رو ادراک افراد از یک اتفاق واحد می تواند بسیار گوناگون و متفاوت باشد. بنابراین انتظار ادراک یکسان فرستنده و گیرنده پیام از پیام ارسالی بسیار دور از واقعیت می باشد اما از طریق شباهت سازی و ارسال بازخورد بین فرستنده و گیرنده پیام می توان این مشکل ارتباطی را حل کرد.