مراحل مذاکره و کاربردهای آن در ارتباطات سازمانی
مذاکره مهارتی است که با استفاده از آن افراد تعارض های خود را حل می کنند.
مذاکره را زمانی انجام می دهیم که به می خواهیم به نتیجه ای برسیم.
افرادی که مراحل مذاکره را به درستی پیش ببرند حتی با برخورد با مخالفت ها٬ می دانند که چطور به هدف خود برسند و بهترین راه برای دریافت خروجی خوب چیست.
در ضمن در مذاکرات منصف بودن٬ به منافع دو طرف اهمیت دادن و ادامه دادن ارتباطات یا شکل دادن ارتباطات جدید از کلید های موفقیت محسوب می شود.
در موقعیت های مختلف مثل مذاکره دولت ها٬ رفع تعارض بین شرکت ها و … اشکال مختلفی از مذاکرات استفاده می شود.
اما خوشبختانه یک سری قوانین مذاکره در بین همه ی انواع مذاکره ها ثابت است و مهمتر اینکه قابل یادگیری می باشد.
مراحل مذاکره
برای دستیابی به نتیجه ی دلخواه باید از ساختار و مراحل مذاکره به خوبی پیروی کرد.
مراحل مذاکره از قرار زیر می باشد.
- آمادگی
- بحث و گفتگو
- مشخص کردن هدف به شکل واضح
- تفکر برنده برنده داشتن
- موافقت
- اجرایی کردن
مراحل مذاکره
۱. آمادگی
قبل از اینکه وارد صحنه ی مذاکره شوید که نیاز داریم که در مورد مسائلی اطلاعات کسب کنیم و یا تصمیماتی را اتخاذ کنیم.
در این مرحله که قبل از مذاکره است باید تمام مواردی را که می خواهیم در مذاکره مطرح کنیم را بررسی کنیم.
به عنوان مثال اگر قصد فروش ملک داریم باید حداقل قیمتی که حاضر به فروش ملک هستیم را بدانیم.
آیا اگر از من خواست که پرده های خانه را هم همراه خانه به او بدهم٬ قبول کنم یا نه!؟
مسلما همه ی موارد قابل پیش بینی نیستند ولی اگر شما آمادگی داشته باشیم قطعا تصمیمات بهتری خواهیم گرفت
۲.بحث و گفتگو
در این مرحله مذاکره دو طرف ذهنیت خود نسبت به موضوع مذاکره را مطرح می کنند.
در این مرحله سوال پرسیدن٬ گوش دادن و شفاف سازی اتفاق می افتد
یادداشت برداری کنید
یادتان نرود که در طول مذاکره یادداشت برداری و جزییات را یادداشت کنید.
این اطلاعات برای فراموشی یا سو برداشت های احتمالی حیاتی هستند.
گوش دادن موثر
گوش دادن موثر در این مرحله بسیار ضروری می باشد.
وقتی خوب گوش بدهیم به اطلاعاتی پی می بریم که شاید بسیار ضروری باشند برای ما.
ولی با حرف زدن فقط اطلاعات می دهیم.
۳. اهداف را به شکل واضح مشخص کنید
از زمان شروع گفتگو٬ اهداف٬ خواسته ها و نقطه نظرها در مورد مخالفت ها باید به شکلی واضح گفته شوند.
ما باید همه اختلاف ها را به ترتیب اولویت بندی کنیم.
شاید در این اختلاف نظرها ما به نقاط مشترکی هم دست پیدا کنیم.
شفاف سازی بخش مهم هر مذاکره هستند.
بدون شفاف سازی به احتمال خیلی زیاد مذاکره با مشکلاتی در آینده برخورد خواهد کرد.
۴. تفکر برنده برنده داشتن
در این مرحله دو طرف مذاکره باید به این نتیجه برسند که مذاکره برای آن ها نتایج خوبی داشته است.
برد برد بهترین نوع مذاکره است که هر دو طرف مذاکره به نتایج عالی دست پیدا خواهند کرد.
مذاکره رقابتی در بعضی مذاکرات لازم و ضروری است ولی بهترین نوع مذاکره نیست.
۵. توافق
توافق زمانی حاصل می شود که دو طرف به خواسته ها و نقطه نظرهای همدیگر را در نظر بگیرند.
مراحل مذاکره
۶. اجرایی کردن
بعد از توافق باید برای اجرایی کردن باید قدم هایی برداشت.
توافق مرحله ی آخر مذاکره نیست.
در مرحله ی اجرایی کردن نیز باید مراقب بود که خطایی رخ ندهد و توافقات هم طبق دستورالعمل جلسه اجرایی گردند.
خیلی از مذاکره های موفق در مرحله ی اجرا به شکست منجر می شوند.
