ارتباطات و مدیریت(قسمت اول)

ارتباطات و مدیریت(قسمت اول)


1. فرآیند ارتباطات 

معنی و اهمیت واژه ارتباطات، در مدیریت چیست؟
ارتباط کارکنان، روندی مداوم بوده و مستلزم وجود مهارت در ارسال و دریافت پیام است. 
واژه ارتباطات به مفهوم انتقال اطلاعات از یک فرد به فردی دیگر و درک آن، توصیف شده است. این فرآیند به عنوان مسئولیت یک مدیر، گاهی اوقات ((ارتباطات کارکنان)) نامیده می شود. هر چند که فرایند ارتباطات بین مدیران با یکدیگر و نیز بین مدیران میانی و مدیر ارشد نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است. 
واژه ارتباطات به ندرت برای توصیف ابزارهای الکترونیکی و مکانیکی انتقال و در یافت اطلاعات مثل: روزنامه، نشریه خبری، چاپگرهای رایانه ای، رادیو، تلفن و فیلم های ویدئویی به کار می رود. ارتباطات کارکنان، دارای خصوصیات و محدودیتهای فراوان اما ظریف و پیچیده ای است و به همین علت باید با دقت هدایت شود.

برای اینکه افراد منظور شما را دریابند، چه کمکی می توانید به آنها بکنید؟

برای شروع، نگران مطالبی که گاه و بی گاه گفته اید نباشید. حتی میتوانید از یک کارمند بخواهید که حرفهای شما را تکرار کند. تمرین دیگر این است که کارکنان را به سئوال کردن وا دارید. این کار، نقاط ضعف و درک افراد را برای شما روشن خواهد کرد، 

نکات مدیریتی در مذاکره

نکات مدیریتی

1- روابط انسانی ایجاد کنید
مذاکرات مبتنی‌بر موضع‌گیری به دلیل از بین بردن روابط انسانی، موجب قفل شدن مسیر مذاکرات می‌شود.

به این رو رعایت اصولی که به ایجاد روابط انسانی کمک می‌کند، در رسیدن به تعامل دو طرفه بسیار حائز اهمیت است. اگر قبول داشته باشیم که طرفین مذاکره برای پیدا کردن راه‌حل یک مساله با هم مذاکره می‌کنند و اگر بپذیریم که در روابط غیرانسانی توانایی طرفین برای ارائه راه‌حل به طرز قابل‌ملاحظه‌ای کاهش پیدا می‌کند، به ضرورت ایجاد روابط انسانی برای افزایش قابلیت طرفین برای ارائه راه‌حل مسائل پی می‌بریم. در اینجا باید به این نکته دقت کرد که مقصود از روابط انسانی، روابط صمیمانه خارج از عرف تجاری و اخلاقی نیست. از این رو در اینجا باید تاکید کرد که هیچ مذاکره‌کننده حرفه‌ای به خود اجازه نمی‌دهد از طریق ایجاد روابط خارج از قواعد تجاری یا اخلاقی به هدف‌های خود برسد. در ضمن باید اشاره کرد که هر مذاکره‌کننده‌ای ورای جنسیت خود مذاکره می‌کند و هیچ مذاکره‌کننده‌ای حق ندارد از جنسیت خود برای پیشبرد هدف‌های تجاری استفاده کند؛ بنابراین شخصیت مذاکره‌کنندگان باید به گونه‌ای قوی باشد که طرف مقابل احساس کند جدای از جنسیت، با یک فرد حرفه‌ای مذاکره می‌کند. مواردی که برای ایجاد روابط انسانی موثر هستند، به شرح زیر تشریح می‌شوند

:

مواضع و خواسته ها در مذاکرات

 

«به جای مواضع، به خواسته ها توجه کنید »

خواسته ها: توجه به خواسته ها، به جای پافشاری بر مواضع،‌سیاست مدبرانه ای است که راه رسیدن به توافق را هموار می کند.

خواسته ها تعیین کننده اند.مسئله اساسی در مذاکره، نه اختلاف مواضع، بلکه اختلاف خواسته ها، نیاز ها، نقطه نظرها و هراس های طرفین گفتگوست.

مثال: بعد از جنگ 6 روزه اعراب و اسرائیل در سال 1967 و اشغال صحرای سینا توسط اسرائیل در سال 1978 مصر و اسرائیل بر سر میز مذاکره نشستند.مصر خواستار تخلیه صحرای سینا توسط اسرائیل و اسرائیل اصرار برماندن بر بخشی از صحرای سینا بود (مواضع)

مصر خاکش را می خواست و اسرائیل امنیت (خواسته) در نتیجه با قرارداد کمپ دیوید اسرائیل با تعهد مصر مبنی بر غیر نظامی اعلام کردن بخش وسیعی از صحرای سینا نسبت به عقب نشینی و تخلیه آن منطقه اقدام کرد.

در پس مواضع مخالف، منافع مشترک، سازگار و ناسازگار، هر دو وجود دارد.

مثال: اگر پرداخت اجاره بها کمتر به نفع مستاجر است، دریافت بیشتر آن هم به سود مالک است اما مالک و مستاجر منافع مشترک هم دارند از جمله:

1-هر دو ثبات می خواهند: مالک مستاجر با ثبات و مستاجر آدرس مشخص می خواهد.

2-هر دو به سالم ماندن ساختمان اهمیت می دهند: مستاجر به قصد سکونت و مالک به نیت حفظ ارزش ساختمان

3-برای هر دو داشتن مناسبات حسنه مهم است:مالک مستاجری می خواهد که اجاره بها را مرتب بپردازد و مستاجر،مالکی را لازم دارد که تعمیرات لازم را انجام دهد

شناخت خواسته ها:«چرا»راهی ساده برای اطلاع از خواسته های اشخاص،و خود را به جای آنها گذاشتن است.در برابر هر یک از مواضع آنها کلمه چرا قرار دهید. یکی از مفیدترین راههای اطلاع از خواسته های اشخاص،این است که بفهمید چرا در برابر نظرات شما مقاومت می کنند. چرا مایل نیستند تصمیم شما به مرحله اجرا در آید ؟چه اشکالی بروز می کند ؟لازمه تغییر نقطه نظر اشخاص،اطلاع از خواسته های فعلی آنهاست.

چگونه به خواسته های خود برسیم:ضرب المثلی می گوید «هر چه را بخواهید بدست می آورید »

گاه از خواسته ی خود مطم‍ئن نیستیم یا در صورت اطمینان از عواقب سئوال کردن در مورد طلب خواسته می ترسیم.اما هراندازه بتوانیم شکست را تحمل کنیم موفق تریم به عبارت دیگر، با هرجواب «نه » یک قدم به جواب «آری» نزدیک می شویم. بنابراین پا فشاری کلید اصلی و حلال مسئله است.به عبارت دیگر رد کردن قدمی به سوی پذیرفتن است. شکست خوردن بخشی از موفق شدن است.

چگونه به یک نقطه نظر جالب برسیم:وقتی می خواهید کسی را به کاری متقاعد کنید،اول باید تعیین کنید چه می خواهید و دست کم چه نتیجه ای شما را راضی خواهد کرد.دوم اشخاص هر کاری را به دلایل خود و نه به دلایلی برای شما مهم است،انجام می دهند.به همین دلیل آشنا شدن با دلایل دیگران بسیار مهم است زیرا به شما امکان می دهد تا از امور رضایت بودن کاری که ارائه می دهید مطئمئن شوید.بنابراین «یک نقطه نظر خوب »آن است که مزایای آن برای مخاطب شما بیش از مضاری باشد که او برای انجام آن کارمتقبل می شود.

«بنجامین فرانکلین »در برخورد با تصمیم گیریهای دشوار،قبل از طرح موضوع نقاط مثبت و منفی

موضوع را در ورقه ای یاداشت می کرد.در صورتی که جنبه های منفی بیش از جنبه های مثبت بود،نقطه نظر را کنار می گذاشت.

بحث درباره ی خواسته ها:منظور از مذاکره،تحقق خواسته های شماست و تحقق خواسته ها هم تنها زمانی میسر است که بتوانید آنها را درست و آنطورکه هست انتقال دهید.وظیفه ی شماست که خواسته های بر حق خود را با صراحت و به همان شدت که هست منعکس کنید جزئیات موضوع را توضیح دهید.

خواسته های طرف مقابل هم بخشی از مسئله است.اغلب بقدری به خواسته خود توجه داریم که فراموش می کنیم دیگران هم منافع و خواسته هایی دارند.وقتی مردم احساس کنند که حال آنها را درک می کنید بهتر به سخنان شما گوش می دهند. بنابراین اگر می خواهید به خواسته های شما توجه کنند،باید متقابلاً به خواسته های آنان بها بدهید.

اگر می خواهید به سخنان شما گوش دهند و استدلالهای شما را بشنوند ابتدا خواسته خود را مطرح و بعد راه حل ارائه دهید.

اگر به جای گذشته و حوادث آن به آینده و برنامه هایی که در پیش دارید توجه کنید،بهتر به خواست های خود می رسید.

استوار و انعکاف پذیری و قبول حرف حساب لازمه هر مذاکره اصولی است باید در عین توجه به هدف مورد نظر،آماده پذیرفتن نظرات معقول دیگران باشید.برای رسیدن به هدف اغلب بیش از یک راه وجود دارد.راههای مختلف را بررسی کنید.

آکادمی مذاکره ایران

negotiation.blog.ir/

علی خویه

09122991608

سخنران و مدرس اصول و فنون مذاکره حرفه ای، اصول و فنون مذاکرات تجاری بین المللی بازرگانی فروش بازاریابی، برگزار کننده بیش از 160 کلاس اصول و فنون مذاکرات در سازمان ها شرکت ها موسسات ملی و بین المللی، مولف و مترجم 11 عنوان کتاب تخصصی و مدرس دانشگاه در حوزه مدیریت،بازاریابی، فروش، ارتباطات، تبلیغات، خلاقیت و مذاکره برگزاری بیش از 350000 نفر ساعت کلاس ها، دوره ها و کارگاه های آموزشی کابردی و اجرایی، ....

سخنران مدیریت بازاریابی ارتباطات تبلیغات خلاقیت فروش

سخنران مدیریت بازاریابی ارتباطات تبلیغات خلاقیت فروش

نویسنده : www.khooyeh.com www.alikhooyeh.blogfa.com 

سخنرانی برنامه ریزی شده  Programmed Lecture

در این روش که برای آموزش تعداد نسبتاً زیادی فراگیر به کار می رود از شیوه سخنرانی، بحث گروهی و پرسش و پاسخ در قسمت های مختلف هر جلسه آموزشی استفاده می شود بطوریکه فراگیران در طول مدت آموزش به صورت فعال در جریان یادگیری قرار می گیرند. در این شیوه از انواع وسایل دیداری و شنیداری استفاده می شود و فراگیران به گروه های کوچک برای یافتن پاسخ سئوالات مطرح شده تقسیم می شوند و با بحث و مشارکت فراگیران یادگیری آسانتر اتفاق می افتد.

 

áسخنرانی Lecture

یکی از ویژگی های بارز در این روش آموزش، آن است که اکثر فعالیت های آموزش در آن جنبه کلامی دارد:

در این روش سخنران صحبت می کند و فراگیران به سخنان او گوش می دهند و یادداشت برمی دارند در نهایت امر ممکن است بین فراگیرنده و فرادهنده چند سوال و جواب رد و بدل شود اما این سوالها و پاسخ ها برای روشن شدن منظور است و جنبه بحث و تبادل نظر ندارد.

 

áبحث گروهی Group Discussion

این روش گفتگویی است سنجیده و منظم درباره موضوعی خاص که مورد علاقه مشترک شرکت کنندگان در بحث است. این روش برای جمعیتی بین 6 تا 20 نفر قابل اجرا می باشد. معمولاً استاد موضوع یا مسأله خاصی را مطرح می کند و فراگیران درباره آن به مطالعه، اندیشه، بحث و اظهار نظر می پردازند و نتیجه می گیرند. این روش به فراگیران فرصت می دهد تا نظرات، عقاید و تجربیات خود را با دیگران در میان بگذارند و اندیشه های خود را با دلایل مستند بیان کنند.

 

áپرسش و پاسخ Question and Answer

این روش بر سه اصل متکی است:

1-     وجود سئوال یا مسئله که کنجکاوی فراگیران را برانگیزد و آنان را وادار به تلاش ذهنی کند.

2-     طرح سئوال های متوالی برای تداوم فعالیت ذهنی

3-     هدایت تلاش ذهنی، برای کشف آگاهانه مسئله به طوری که نتیجه آن به خلاقیت فکری و کسب دانش منجر شود.

 

áیادگیری براساس طرح مسئله Problem Based Learning (PBL)

روشی است برای کشف توالی و ترتیب صحیح راه هایی که به یک هدف یا یک راه حل منتهی می شود.

مراحل این روش به شرح زیر می باشد:

1-     تشکیل گروه های 5 و یا 7 نفره از فراگیران با حضور یک نفر استاد راهنما

2-     طرح یک مسأله آموزشی توسط استاد و ارائه آن در گروه به منظور تعیین

-  جمع آوری اطلاعات موجود در مساله

- طرح سوالات با توجه به اطلاعات موجود

- تعیین موارد یادگیری برای مطالعه توسط هر یک از دانشجویان

3- ارائه مطالب جمع آوری شده توسط استاد

4- تجزیه و تحلیل اطلاعات در ارتباط با مساله و یافتن راه حل مناسب

 

áپانل Panel

در این شیوه آموزشی، گروه کوچک (7 – 3 نفر) از متخصصین که در میان آنها یک نفر به عنوان مدیر یا هماهنگ کننده وجود دارد، پشت یک میز روبروی جمعیت می نشینند و در خصوص همه جوانب یک موضوع مرتبط با حضار به بحث و تبادل نظر می پردازند. در این شیوه مدیر پانل وظیفه مطرح کردن سوالات حضار و ارائه به یکی از اعضای پانل را به عهده دارد

 

آکادمی مذاکره ایران

negotiation.blog.ir/

علی خویه

09122991608

سخنران و مدرس اصول و فنون مذاکره حرفه ای، اصول و فنون مذاکرات تجاری بین المللی بازرگانی فروش بازاریابی، برگزار کننده بیش از 160 کلاس اصول و فنون مذاکرات در سازمان ها شرکت ها موسسات ملی و بین المللی، مولف و مترجم 11 عنوان کتاب تخصصی و مدرس دانشگاه در حوزه مدیریت،بازاریابی، فروش، ارتباطات، تبلیغات، خلاقیت و مذاکره برگزاری بیش از 350000 نفر ساعت کلاس ها، دوره ها و کارگاه های آموزشی کابردی و اجرایی، ....

ارتباطات در مذاکره

ارتباط:

1. طرح مشکلات برقراری ارتباط: بدون ارتباط مذاکره ای وجو ندارد مذاکره عبارت است از جریان مداوم رفت و برگشت ارتباطات به منظور رسیدن به یک تصمیم مشترک. سه مساله مهم در ارتباط وجود دارد اول: ممکن است مذاکره کنندگان با یکدیگر صحبت نکنند دوم: حتی اگر به وضوح و مستقیم با آنان صحبت کنید صحبت شما را نشنوند. سوم: سوء برداشت از یکدیگر است.

2. فعلانه به سخن طرف مقابل گوش دهید و آنچه را که گفته می شود درک کنید: اگر آن چه طرف مقابل می گوید نشنوید بین شما ارتباط برقرار نمی شود.شنیدن به این شما امکان و توان را می دهد که نظرات و دیدگاههای طرف مقابل را درک کنید، احساسات آنها را بفهمید و آنچه را سعی می کنند بگویند دریابید.ارزانترین امتیاز یکه می توان در هنگام مذاکره به طرف مقابل داد خوب گوش دادن و توجه به سخنانش است فهمیدن حرفهای طرف به معنی موافقت با وی نیست.

3. طوری سخن بگوئید که دیگران شما را بفهمند: مذاکره جدل و محاکمه نیست شما نمی خواهید شخص ثالثی را متقاعد سازید.کسی را می خواهید متقاعد کنید روبروی شما نشسته است.مثل دو نفر قاضی که در یک مورد با هم مشورت می کنند تا تصمیمی بگیرند مذاکره کنید.

4. درباره خودتان صحبت کنید نه درباره آنان: مؤثرتر و بهتر آن است به جای صحبت درباره انگیزه ها و مقاصد دیگران،‌مسئله را از نظر آثار آن روی خودتان تشریح کنید. از این طریق همان اطلاعات را به طرف مقابل انتقال می دهید بدون آنکه واکنش دفاعی آنان را تحریک کنید و سبب شوید که اطلاعات را به خوبی دریافت نکنند.

5. برای منظور و هدفی صحبت کنید: قبل از اینکه سخن مهمی بر زبان آورید، بدانید چه چیزی را می خواهید به دیگری منتقل کنید و بدانید که این سخن شما، در خدمت چه منظوری خواهد بود.

آکادمی مذاکره ایران

negotiation.blog.ir/

علی خویه

09122991608

سخنران و مدرس اصول و فنون مذاکره حرفه ای، اصول و فنون مذاکرات تجاری بین المللی بازرگانی فروش بازاریابی، برگزار کننده بیش از 160 کلاس اصول و فنون مذاکرات در سازمان ها شرکت ها موسسات ملی و بین المللی، مولف و مترجم 11 عنوان کتاب تخصصی و مدرس دانشگاه در حوزه مدیریت،بازاریابی، فروش، ارتباطات، تبلیغات، خلاقیت و مذاکره برگزاری بیش از 350000 نفر ساعت کلاس ها، دوره ها و کارگاه های آموزشی کابردی و اجرایی، ....

نقش احساسات در مذاکره و نکات مربوط به آنها

 احساس: در مذاکرات جدی، نقش احساسات می تواند از گفتار هم مهمتر باشد طرفین ممکن است به جای همکاری در حل یک مسئله مشترک، آماده جنگ و ستیز باشند. احساسات از یک سو، سبب ایجاد و تحریک احساسات در سوی دیگر مذاکره کنندگان می شود، بویژه در شرایطی که مذاکره کننده ها احساس کنند ریسک مذاکره بالاست. احساسات می تواند یک مذاکره را به بن بست یا به شکست بکشاند.

1-ابتدا احساس های طرف مقابل و خودتان را بشناسید و درک کنید:

در طول مذاکره به خود بنگرید آیا احساس بیقراری میکنید ؟ آیا احساس ناراحتی عصبی میکنید ؟ آیا نسبت به طرف مقابل عصبانی و خشمگین هستید ؟ به سخنان آنان گوش فرا دهید و احساسات آنها را در یابید و بفهمید آنها چه احساسی دارند.

2-احساس های خود را صریحاً بیان و اشکار کنید و وجود آنها را طبیعی و شروع به شمار اورید: وقتی احساسات خودتان یا احساسات افراد طرف مقابل را صریحاً در معرض بحث قرار دهید نه تنها جدی بودن مسئله را مورد تاکید قرار می دهید بلکه مذاکرات را از گرایش انفعالی بودن به فعال بودن سوق می دهید.

3-به طرف اجازه بدهید ناراحتی ها،‌هیجانات و خشم خود را بیرون بریزد: یکی از راههای برخورد با خشم، یاس و ناامیدی و سار احساسات منفی این است که به طرف مقابل اجازه دهیم ناراحتی های خود را بیرون بریزد و صریحاً بیان دارد.انسان از این طریق به ارامش روانی خواهند رسید.

4-نسبت به افروختگی های احساساتی واکنش نشان ندهید: عصبانیت را با عصبانیت پاسخ ندهید.بیرون ریختن احساسات و ناراحتی ها چنانچه منتهی به عکس العمل های احساساتی طرف دیگر شود، می تواند نتیجه مذاکره را همراه با ریسک و خط نماید.اگر این جریان کنترل نشود می تواند به یک منازعه شدید منجر شود.

نکته: در کمیته روابط انسانی دهه 1950 اتحادیه کارگری ضایع فولاد در هر زمان به یک نفر اجازه می دادند با عصبانیت سخن بگوید و دیگران حق اعتراض نداشتند با این روش، پذیرش عصبانیت به رسمیت شناخته و موجب می شد دیگران احساسات خود را کنترل کنند.

5-از حرکات سمبولیک بهره بگیرد: حرکاتی که آثار احساسی سازنده ای روی طرف مقابل ایجاد می کند و غالباً بی هزینه یا کم هزینه است مانند اظهار تاسف، همدردی، صرف ناهار با هم یا روبوسی و عذرخواهی 

آکادمی مذاکره ایران

negotiation.blog.ir/

علی خویه

09122991608

سخنران و مدرس اصول و فنون مذاکره حرفه ای، اصول و فنون مذاکرات تجاری بین المللی بازرگانی فروش بازاریابی، برگزار کننده بیش از 160 کلاس اصول و فنون مذاکرات در سازمان ها شرکت ها موسسات ملی و بین المللی، مولف و مترجم 11 عنوان کتاب تخصصی و مدرس دانشگاه در حوزه مدیریت،بازاریابی، فروش، ارتباطات، تبلیغات، خلاقیت و مذاکره برگزاری بیش از 350000 نفر ساعت کلاس ها، دوره ها و کارگاه های آموزشی کابردی و اجرایی، ....

نکات مهم مذاکره و تکنیک ها مذاکره

 1-برای تاکید روی نکات اصلی از روش تکرار و تن گفتار مثبت استفاده کنید.

2- هرگز ارزش و اعتبار طرف مقابل ا زیر سؤال نبرید.

3- برای رسیدن به توافق « سازش » تاکتیک مؤثری است .

4- حرفهای مهم خود را با صدایی بلند اما آرام (قاطعانه، نه خصمانه) بیان کنید.

5- تاکید روی نکات مثبت، نکات منفی را پنهان می کند (در مقابل ضرر پارسال به سود امسا ل اشاره کنید)

6- اگر مرتکب اشتباهی شدید فوراً اعتراف کنید تا بتوانید جلسه را با خیال راحت ادامه دهید.

7- اگر خود را متکبر نشان بدهید شانس خود را برای رسیدن به توافق کاهش می دهید.

8- در یک معامله هر دو طرف باید سود ببرند، چرا که معامله با مشارکت طرفین تحقق پیدا می کند.

9- همواره هدفها و خواسته های اولیه خود را به یاد داشته باشید.

آکادمی مذاکره ایران

negotiation.blog.ir/

علی خویه

09122991608

سخنران و مدرس اصول و فنون مذاکره حرفه ای، اصول و فنون مذاکرات تجاری بین المللی بازرگانی فروش بازاریابی، برگزار کننده بیش از 160 کلاس اصول و فنون مذاکرات در سازمان ها شرکت ها موسسات ملی و بین المللی، مولف و مترجم 11 عنوان کتاب تخصصی و مدرس دانشگاه در حوزه مدیریت،بازاریابی، فروش، ارتباطات، تبلیغات، خلاقیت و مذاکره برگزاری بیش از 350000 نفر ساعت کلاس ها، دوره ها و کارگاه های آموزشی کابردی و اجرایی، ....

نکات مهم در جلسه مذاکره

هنگامی که موضوع کاملاً تازه ای در جلسه مطرح می شود درخواست تنفس بکنید.

 اگر توافق کردید گفتگوها ضبط نشود به حرفهایی که در جلسه می زنید پایبند باشید.

درک تن گفتار: هوشیار باشید علائم مهم تن گفتار فقط چند ثانیه دیده می شود برخی از حالات تن گفتار:

1-به پشت تکیه دادن نشانه خشونت است.

2- دست به سینه بودن نشانه ناباروی است.

3- حالت تمایل بدن به جلو نشانه توجه است

4- چهره باز بیانگر علاقه به ادامه مذاکره است

5-تماس چشمی مستقیم بیانگر افکار مثبت است.

6- گذاشتن دست زیر چانه نشان دهنده تفکر است.

7-بازی کردن با قلم نشان دهنده حواس پرتی است.

8- خیره شدن به اطراف نشان دهنده علم تمرکز است.

9- چشمان باز و حالت مهربان چهره نشانه متقاعد شدن است.

آکادمی مذاکره ایران

negotiation.blog.ir/

علی خویه

09122991608

سخنران و مدرس اصول و فنون مذاکره حرفه ای، اصول و فنون مذاکرات تجاری بین المللی بازرگانی فروش بازاریابی، برگزار کننده بیش از 160 کلاس اصول و فنون مذاکرات در سازمان ها شرکت ها موسسات ملی و بین المللی، مولف و مترجم 11 عنوان کتاب تخصصی و مدرس دانشگاه در حوزه مدیریت،بازاریابی، فروش، ارتباطات، تبلیغات، خلاقیت و مذاکره برگزاری بیش از 350000 نفر ساعت کلاس ها، دوره ها و کارگاه های آموزشی کابردی و اجرایی، ....

نکاتی که در مذاکره باید به خاطر بسپارید

نکاتی که باید به خاطر بسپارید:

      ممکن است پاسخ سریع به پیشنهاد طرف مقابل، موقعیت شما را متزلزل کند.

      بدون دلیل به طرف مقابل اطلاعات ندهید. تبادل اطلاعات فقط باید هنگام مصالحه صورت بگیرد.

      مرتب سؤال کنید. هر اندازه اطلاعات بیشتری داشته باشید، میزان کنترل شما بر مذاکره بیشتر خواهد بود.

      بهتر است که پیشنهاد طرف مقابل را به طور خلاصه برای او بازگو کنید.

      از طرح مواردی که خارج از دستور جلسه هستید پرهیز کنید.این موارد روند مذاکره را کند می کند.

آکادمی مذاکره ایران

negotiation.blog.ir/

علی خویه

09122991608

سخنران و مدرس اصول و فنون مذاکره حرفه ای، اصول و فنون مذاکرات تجاری بین المللی بازرگانی فروش بازاریابی، برگزار کننده بیش از 160 کلاس اصول و فنون مذاکرات در سازمان ها شرکت ها موسسات ملی و بین المللی، مولف و مترجم 11 عنوان کتاب تخصصی و مدرس دانشگاه در حوزه مدیریت،بازاریابی، فروش، ارتباطات، تبلیغات، خلاقیت و مذاکره برگزاری بیش از 350000 نفر ساعت کلاس ها، دوره ها و کارگاه های آموزشی کابردی و اجرایی، ....

نکات مدیریتی در مذاکره و تکنیک های سخنرانی

نکات مدیریتی : اصول مذاکره

 

* تعیین وقت مذاکره:

هیچ‌وقت بدون اطلاع و آمادگی قبلی با کسی مذاکره نکنید و هیچ کسی را نیز در چنین موقعیتی قرار ندهید.
 

* تعیین افراد مذاکره‌ کننده:

 قبل از مذاکره بدانید که با چه کسانی و با چه سمتی مذاکره دارید تا شما نیز بتوانید پیش‌بینی‌های لازم، برای همراهی تیم مذاکره  کننده را داشته باشید.

* تاییدیه زمان ملاقات:

 حداقل 24 ساعت قبل از شروع مذاکره، مجددا برای برگزاری مذاکره تاییدیه بگیرید.

* زمان حضور در قرار ملاقات:

 بهتر آن است که حدود 10 دقیقه قبل از شروع مذاکره ، در محل مذاکره حضور پیدا کنیم. اگر خیلی زود به محل قراررسیدیم، بهتر آن است که در محلی که دیده نشویم، وقت‌گذرانی کنیم.

* همراه داشتن برخی لوازم ضروری:

 یک مذاکره ‌کننده حرفه‌ای برخی لوازم ضروری را همیشه همراه خود دارد تا در صورت وقوع اتفاقات پیش‌بینی نشده، بتواند با آن مقابله کند.

* رعایت تناسب در پوشش:

 نوع پوشش با توجه به نوع مخاطب تعیین می‌شود، البته کلیاتی وجود دارد که در مورد همه محیط‌ها صادق است که به شرح زیر است: 
1 - نوع پوشش باید رسمی باشد.
2 - در مذاکرات مختلف از رنگ‌های مختلف استفاده کنید. هیچ‌وقت چند جلسه مذاکره را با یک رنگ ثابت برگزار نکنید.
3 - در ملاقات با شرکت‌های دولتی، مراقب استفاده از پوشش‌های مخصوص کشورهای خارجی همانند کراوات یا پیراهن آستین‌کوتاه باشید، این مطلب را به یاد داشته باشید که همیشه فرهنگ و عرف مقدم بر استاندارد است.
4 - هنگامی که مثلا وظیفه فروش به یک قشر آسیب‌پذیر جامعه را بر عهده دارید، از پوشیدن لباس‌های گرا‌ن‌قیمت که شبهه اعمال پرستیژ یا فخرفروشی را داشته باشد، خودداری کنید.
5 - در هر نوع مذاکراتی، استفاده از لباس‌های اسپرت نظیر شلوار لی، تی‌شرت، کفش‌های ورزشی و ... فاجعه است!
6 - استفاده از خودکار و همراه داشتن یک دفترچه یادداشت کوچک.
7 - اتومبیل؛ نوع اتومبیل نیز ارتباط کامل با هدف جلسه دارد که باید به آن توجه شود.

نحوه ورود به اتاق:

اگر با کسی از قبل قرار ملاقات دارید و نوبت داخل شدن شما فرا رسیده است، با ضربه زدن به در وارد اتاق شوید و به باز و بسته بودن در دقت نکنید.

* مکان نشستن در اتاق:

 محل نشستن در اتاق باید رو به روی طرف مقابل، با رعایت فاصله رسمی باشد. یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای نه بالاتر قرار می‌گیرد نه پایین‌تر و از نشستن در جایی که موقعیت وی را پایین می‌آورد خودداری می‌کند.

* نحوه دست دادن:

 دست دادن صحیح یکی از مهم‌ترین روش‌های ایجاد ارتباط اولیه با طرف مقابل است. دست دادن نباید نه شل باشد که حاکی از بی‌علاقگی و بی‌ارادگی است و نباید آنقدر محکم و سفت باشد که ایجاد درد کند.

* دادن کارت ویزیت:

 از مواردی که قبل از مذاکرات باید به آن توجه شود داشتن کارت ویزیت است. امروزه طفره رفتن از ارائه کارت ویزیت به دلایلی همچون آماده نبودن کارت، تمام شدن کارت، فراموشی و غیره از دلایل سوخته به شمار می‌آید و شایسته نیست فرد مذاکره‌ کننده کارت ویزیت نداشته باشد.

* قوانین استفاده از تلفن همراه:

 1- کسی که در حال حاضر با او هستید مقدم است؛‌ ‌بنابراین هنگام برقراری ارتباط با تلفن همراه به شخص پشت خط اعلام کنید بعدا با وی تماس می‌گیرید و بلافاصله تلفن را قطع کنید.

 2 - در هنگام حضور در جلسات رسمی یا تجاری، تلفن همراه خود را حتما خاموش کنید.

 3 - از دریافت یا خواندن و توجه کردن به پیام‌های کوتاه در حین مذاکره خودداری کنید.

 4 - زمان مناسبی را برای زنگ زدن انتخاب کنید. مثلا از زمان تنفس استفاده کنید.

 5 - مکان خصوصی یا نسبتا خلوتی را برای صحبت کردن انتخاب کنید.

 6 - با تن صدای متعادل حرف بزنید و از حرف زدن با صدای بلند به شدت خودداری کنید.

* امکان استفاده از تسهیلات ارتباطی در محل مذاکره:

 در هنگامی که مذاکره در محل شما انجام می‌شود باید امکان برقراری ارتباط میهمانان با شرکت خودشان شامل تلفن، فکس، پست الکترونیکی و غیره وجود داشته باشد.

*ضبط مذاکرات:

: ضبط مذاکرات اصلا معمول نیست، بنابراین از گذاشتن وسائلی که شائبه ضبط کردن سخنان را دارند شامل موبایل، کیف و غیره روی میز خودداری کنید.

*نصب ساعت:

 در سالن مذاکره حتما باید ساعت وجود داشته باشد تا بتوان گذران وقت را کنترل کرد.

*پذیرایی:

 به عنوان قاعده کلی باید پذیرفت که میز مذاکره میز پذیرایی نیست، بنابراین در صورت طولانی شدن مذاکرات سعی کنید هرگونه پذیرایی منحصرا در ساعت تنفس اتفاق بیفتد ودر هنگام پذیرایی باید قواعد زیر را رعایت کرد: 

1 - قبل از شروع مذاکره گرسنه یا تشنه نباشید.

 2- در صورتی که در انتخاب نوع خوراکی حق انتخاب داشته باشید آن نوع را انتخاب کنید که از پرستیژ بیشتری برخوردار باشد.

 3- از خوردن خوراکی‌هایی که مصرف آنها سخت است یا در هنگام خوردن احتمال کثیف شدن پیراهن یا لباس شما وجود دارد، خودداری کنید.

 4- در هنگام نوشیدن یا خوردن، مراقب صدای دهان خود باشید.

 5- اگر به وقت ناهار نزدیک شدید، به هیچ وجه سنگین غذا نخورید.

 6- در هنگام استفاده از کارد، چنگال، یا قاشق، پس از تمام شدن غذا یا خوراک، این وسایل را با دهان پاک نکنید.

 7- تا انتهای خوراکی را میل نکنید.

 8- در حین مذاکرات استفاده از سیگار به کلی ممنوع است.

*استفاده از دستور جلسه:

 در مذاکرات حتما سعی کنید دستور جلسه داشته باشید و قبل از شروع مذاکره، آن را برای طرف مقابل نیز مطرح کنید تا در مورد موضوع جلسه توافق به عمل آمده باشد. داشتن دستورجلسه چند فایده دارد که می‌توان به آنها اشاره کرد:

الف: احتمال بروز موارد غافلگیر کننده را در جریان مذاکره کاهش می‌دهد.

 ب: اطلاعات مربوط به فهرست خواسته‌های طرف مقابل را دراختیارتان می‌گذارد.

 ج: از پراکنده شدن مطالب و از هر دری سخن گفتن جلوگیری می‌شود.

 د: امکان رسیدن به نتیجه و استفاده بهینه از وقت را افزایش می‌دهد. تنظیم کردن صورت جلسه پس از مذاکرات فواید زیادی دارد، شامل:

1 - در جلسات آینده مانع از بحث روی مواردی می‌شود که قبلا توافق شده‌اند.
2 - تعهد طرفین را به اجرای بندهای توافق شده بیشتر می‌کند. اصولا کسانی که حاضر هستند پای برگه‌ای را امضا کنند، به‌طور طبیعی احساس مسوولیت بیشتری را در خود حس خواهند کرد.
3 - چون امکان دارد در حین مذاکره روی مباحث مختلفی بحث شود با تنظیم صورت جلسه روی نکات کلیدی مذاکره توافق همگانی انجام می‌گیرد.

منبع: کتاب  هنر مذاکره به نقل از وبلاگ ali1345.blogfa.com