ارتباطات و مدیریت(قسمت اول)
1. فرآیند ارتباطات
معنی و اهمیت واژه ارتباطات، در مدیریت چیست؟
ارتباط کارکنان، روندی مداوم بوده و مستلزم وجود مهارت در ارسال و دریافت پیام است.
واژه ارتباطات به مفهوم انتقال اطلاعات از یک فرد به فردی دیگر و درک آن، توصیف شده است. این فرآیند به عنوان مسئولیت یک مدیر، گاهی اوقات ((ارتباطات کارکنان)) نامیده می شود. هر چند که فرایند ارتباطات بین مدیران با یکدیگر و نیز بین مدیران میانی و مدیر ارشد نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است.
واژه ارتباطات به ندرت برای توصیف ابزارهای الکترونیکی و مکانیکی انتقال و در یافت اطلاعات مثل: روزنامه، نشریه خبری، چاپگرهای رایانه ای، رادیو، تلفن و فیلم های ویدئویی به کار می رود. ارتباطات کارکنان، دارای خصوصیات و محدودیتهای فراوان اما ظریف و پیچیده ای است و به همین علت باید با دقت هدایت شود.
برای اینکه افراد منظور شما را دریابند، چه کمکی می توانید به آنها بکنید؟
برای شروع، نگران مطالبی که گاه و بی گاه گفته اید نباشید. حتی میتوانید از یک کارمند بخواهید که حرفهای شما را تکرار کند. تمرین دیگر این است که کارکنان را به سئوال کردن وا دارید. این کار، نقاط ضعف و درک افراد را برای شما روشن خواهد کرد،
اما بهترین توصیه این است که دقیق باشید و از بیان عبارت نارسا و به کار بردن مفاهیمی که باعث ابهام میشوند، خودداری ورزید.
به جای اینکه بگویید :
((شتاب دستگاه را کمی اضافه کن.))
بگویید :
((من میخواهم دور این دستگاه در هر دقیقه بین 1900 تا 2100 باشد.))
به جای اینکه فرمان بدهید :
((این مطلب را هر چه زودتر تایپ کن.))
بگویید :
((من تایپ شده این نامه را تا ساعت 2 بعد از ظهر امروز احتیاج دارم )).
به این ترتیب انتظارات شما از لحاظ کمیت، کیفیت و استانداردهای زمانی دقیقاً مشخص می شوند.
ارتباطات چگونه سازمان را فعال می کنند؟
سازمان با تامین ارتباط بین طرح ها و عملیات، فعال می شود. شما ممکن است نقشه هایی بزرگ و کارکنان خوبی داشته باشید، اما تا هنگامی که کاری انجام نشود، در حقیقت چیزی ندارید. بدون ارتباط مؤثر، نه انگیزش و نه رهبری کاری از پیش نمی برند. این همان چیزی است که آغاز کننده اصلی است و نقشه ها را به تعاماًَ به اجرا در می آورد.
مدیران شایسته، ارتباط کارکنان را به خوبی می شناسند. آنها می دانند که تصورات کارکنان از رهبرانشان به چگونگی رد و بدل کردن اطلاعات در فرآیند ارتباطات بستگی دارد.
چنانچه کارکنان از احساسات و خواسته های شما اطلاع نداشته باشند، بهترین ایده های مدیریتی در دنیا بی فایده است. ارتباطات خوب، به خصوص وقتی یک مدیر در حال پروش روحیه جمعی است یا وقتی که کارکنان به واسطه تغییرات سازمانی پی در پی، یا تنگناهای اقتصادی، احساس ناامنی و تهدید می کنند، از اهمیت زیادی برخوردار است.
منظور از فرآیند ارتباطات چیست؟
ارتباطات در مفهوم وسیع، سلسله اقداماتی است که موجب می شوند ایده ای از ذهن یک نفر به ذهن دیگری انتقال یافته، درک شده و به اجرا درآید. عامل اساسی در تمام ارتباطات انسانی این است سرپرست ها برای تاثیر بیشتر، باید با کارکنان رابطه ای نزدیک برقرار سازند، نسبت به برداشتهای دیگران از اطلاعات و عقاید، حساسیت نشان دهند و حرفهایی را که ممکن است باعث کندی روند کار شوند، به حداقل برسانند.
این کار مستلزم آن است که مدیران مهارت بیشتری در به کار گیری کلام و نوشته (علایم غیر کلامی که از چهره و بدن به دیگران منتقل می شود) داشته باشند.
آخرین- و نه کم ارزش ترین- توصیه این است که به مدیران توصیه می شود مهارت خود را در دریافت اطلاعات از دیگران که لازمه آن گوش دادن مؤثر و توجه به واکنش ها و سؤالات است، افزایش دهند.
ارتباطات و مدیریت(قسمت دوم)
برخی مردم از ((ارتباطات سه بعدی)) صحبت می کنند، منظور آنها از این عبارت چیست؟
ارتباط نباید همچون خیابانی یک طرفه باشد. برای سهولت عملیات در یک سازمان پیچیده امروزی، ارتباطات باید به سه شیوه برقرار شود :
1- نه تنها باید اطلاعات را از بالا به پایین (به سمت کارکنان) و از پایین به بالا (برای مدیر) فراهم کنید بلکه کارکنان نیز باید افکار و احساساتشان را از پایین به بالا به شما انتقال دهند.
2- از آنجا که همکاری میان گروهی در میان مدیران میانی بسیار مهم است بنابراین باید یک جریان افقی اطلاعات هم بین مدیران میانی وجود داشته باشد.
3- تبادل اطلاعات با منابع خارجی نظیر : گروههای کارکنان، فروشندگان خارجی، مشتریان وادارات دولتی نیز می باید وجود داشته باشد.
2. روش های ارتباطات
یک مدیر اثربخش چگونه روش ارتباطی مورد استفاده خود را انتخاب می کند؟
مدیران اثر بخش، روش های ارتباطی خود را براساس تحلیل دقیق بر روی عوامل محیطی بر
می گزینند. این امر به وظیفه خاص و اهداف شما بستگی دارد. اگر وظیفه شما ارائه
پیامی طولانی است و یا پیام باید به صورت دائمی ثبت شود، می توانید از نوشته
استفاده کنید. از سوی دیگر اگر سرعت، عدم رعایت تشریفات و یا نفوذ شخصی اهمیت دارد،
صحبت کردن ترجیح دارد.
انتخاب دیگر مدیران، حول این محور است که آیا با کارمند یا گروه ارتباط کاملی
برقرار می شود؟ ارتباط نفر به نفر این امکان را به مدیران می دهد که ، جریان
اطلاعات را کنترل کرده و آن را هدایت کنند. در ایجاد ارتباط با جمع کارکنان یک بخش،
مدیران باید آنها را به مشارکت و توسعه مسئولیت دعوت کرده و کمک کنند که روحیه جمعی
تقویت شود.
این امر مستلزم آن است که مدیر چیزی بیشتر از یک تسهیل کننده کار باشد و به گروه
کمک کند تا مشکلات را کشف کرده و به سمت اهداف مورد نظر در جهت حل مشکلات حرکت کند.
ارتباط نفر به نفر چگونه ممکن است مؤثر و سودمند واقع شود؟
ارتباط با هر یک از کارکنان، به خصوصیات منحصر به فرد آنان بستگی دارد و برای تمامی
آنان نمی توان از روشی یکسان استفاده کرد.
اهمیت این مطلب، زمانی که روابط شما با کارکنان توسعه می یابد، بیشتر آشکار خواهد
شد. افراد دوست دارند تفاوت هایشان شناخته شده و متناسب با خودشان با آنان رفتار
شود. سرپرستان باید با توجه به این مهم، از بین روشهای گوناگون نوشتاری و گفتاری،
روش مناسبی را برای برقراری ارتباط برگزینند.
ارتباطات گفتاری :
در روش ارتباط گفتاری، شخصی که مورد خطاب قرار میگیرد به سرعت از پیام ارسال شده
آگاه میشود و سرعت، لحن صدا، حالت، حرکت بدن و خطوط چهره به طور جدی واکنش های
افراد را تحت تاثیر قرار می دهند.
1.صحبت های غیر رسمی :
این گونه صحبتها، اساسی ترین شیوه های برقراری ارتباط هستند. همچنین برای ارتباطات
روزانه، راهنمایی ها، تبادل اطلاعات، مرور پیشرفت کار و جلسات انضباطی و حفظ روابط
شخصی مناسب هستند. حتی اگر صحبتها خیلی خلاصه باشد، باز هم مطمئن باشید که این گونه
ارتباط، امکان تبادل دو طرفه را فراهم می آورد. همچنین، وقتی مسائل عاطفی مطرح
باشند، ارتباط چهره به چهره بر نوشتن یا تلفن کردن ترجیح دارد.
2.قرار ملاقات :
قرار ملاقات برای ارزیابی منظم و مرور و بررسی جلسات کار، مناسب است. جلساتی که
زمینه ساز چنین ملاقاتهایی هستند، با ارائه اطلاعات کافی و کاهش حرفهای اضافی، مفید
و مؤثر خواهند بود.
بسیاری از مدیران برای پروژه های گسترده یا به خاطر برخی کارکنان (به ویژه افراد
جدیدی که دارای مشکل بوده و یا آنهایی که زیاد مسافرت می کنند) ملاقاتهایی دائمی به
صورت روزانه (بسیارمنحصر)، هفتگی(طولانی تر) و یا ماهیانه (بسیار گسترده) برگزار می
کنند.
3.ارتباط تلفنی :
ارتباط تلفنی برای کنترل های فوری، انتقال و یا اخذ اطلاعات، تذکر یا اطلاع رسانی
به کار می رود. در هر صورت، شخصیت تلفنی شما در بعضی مواقع واقعیت (چهره به چهره)
شما را نفی می کند. بنابراین، باید طنین صدای خود را به هنگام گفت و گوی تلفنی
کنترل کنید.
همچنین، از آنجا که در برخی موارد، گفت و گوهای معمول تلفنی از اعتبار کافی
برخوردار نیستند، گاهی باید یادداشتهایی در تایید پیام خود ارسال کنید.
ارتباطات و مدیریت(قسمت اول)
1. فرآیند ارتباطات
معنی و اهمیت واژه ارتباطات، در مدیریت چیست؟
ارتباط کارکنان، روندی مداوم بوده و مستلزم وجود مهارت در ارسال و دریافت پیام است.
واژه ارتباطات به مفهوم انتقال اطلاعات از یک فرد به فردی دیگر و درک آن، توصیف شده
است. این فرآیند به عنوان مسئولیت یک مدیر، گاهی اوقات ((ارتباطات کارکنان)) نامیده
می شود.
هر چند که فرایند ارتباطات بین مدیران با یکدیگر و نیز بین مدیران میانی و مدیر
ارشد نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است.
واژه ارتباطات به ندرت برای توصیف ابزارهای الکترونیکی و مکانیکی انتقال و در یافت
اطلاعات مثل: روزنامه، نشریه خبری، چاپگرهای رایانه ای، رادیو، تلفن و فیلم های
ویدئویی به کار می رود. ارتباطات کارکنان، دارای خصوصیات و محدودیتهای فراوان اما
ظریف و پیچیده ای است و به همین علت باید با دقت هدایت شود.
برای اینکه افراد منظور شما را دریابند، چه کمکی می توانید به آنها بکنید؟
برای شروع، نگران مطالبی که گاه و بی گاه گفته اید نباشید. حتی میتوانید از یک
کارمند بخواهید که حرفهای شما را تکرار کند. تمرین دیگر این است که کارکنان را به
سئوال کردن وا دارید. این کار، نقاط ضعف و درک افراد را برای شما روشن خواهد کرد،
اما بهترین توصیه این است که دقیق باشید و از بیان عبارت نارسا و به کار بردن
مفاهیمی که باعث ابهام میشوند، خودداری ورزید.
به جای اینکه بگویید :
((شتاب دستگاه را کمی اضافه کن.))
بگویید :
((من میخواهم دور این دستگاه در هر دقیقه بین 1900 تا 2100 باشد.))
به جای اینکه فرمان بدهید :
((این مطلب را هر چه زودتر تایپ کن.))
بگویید :
((من تایپ شده این نامه را تا ساعت 2 بعد از ظهر امروز احتیاج دارم )).
به این ترتیب انتظارات شما از لحاظ کمیت، کیفیت و استانداردهای زمانی دقیقاً مشخص
می شوند.
ارتباطات چگونه سازمان را فعال می کنند؟
سازمان با تامین ارتباط بین طرح ها و عملیات، فعال می شود. شما ممکن است نقشه هایی
بزرگ و کارکنان خوبی داشته باشید، اما تا هنگامی که کاری انجام نشود، در حقیقت چیزی
ندارید. بدون ارتباط مؤثر، نه انگیزش و نه رهبری کاری از پیش نمی برند. این همان
چیزی است که آغاز کننده اصلی است و نقشه ها را به تعاماًَ به اجرا در می آورد.
مدیران شایسته، ارتباط کارکنان را به خوبی می شناسند. آنها می دانند که تصورات
کارکنان از رهبرانشان به چگونگی رد و بدل کردن اطلاعات در فرآیند ارتباطات بستگی
دارد.
چنانچه کارکنان از احساسات و خواسته های شما اطلاع نداشته باشند، بهترین ایده های
مدیریتی در دنیا بی فایده است. ارتباطات خوب، به خصوص وقتی یک مدیر در حال پروش
روحیه جمعی است یا وقتی که کارکنان به واسطه تغییرات سازمانی پی در پی، یا تنگناهای
اقتصادی، احساس ناامنی و تهدید می کنند، از اهمیت زیادی برخوردار است.
منظور از فرآیند ارتباطات چیست؟
ارتباطات در مفهوم وسیع، سلسله اقداماتی است که موجب می شوند ایده ای از ذهن یک نفر
به ذهن دیگری انتقال یافته، درک شده و به اجرا درآید.
عامل اساسی در تمام ارتباطات انسانی این است سرپرست ها برای تاثیر بیشتر، باید با
کارکنان رابطه ای نزدیک برقرار سازند، نسبت به برداشتهای دیگران از اطلاعات و
عقاید، حساسیت نشان دهند و حرفهایی را که ممکن است باعث کندی روند کار شوند، به
حداقل برسانند.
این کار مستلزم آن است که مدیران مهارت بیشتری در به کار گیری کلام و نوشته (علایم
غیر کلامی که از چهره و بدن به دیگران منتقل می شود) داشته باشند.
آخرین- و نه کم ارزش ترین- توصیه این است که به مدیران توصیه می شود مهارت خود را
در دریافت اطلاعات از دیگران که لازمه آن گوش دادن مؤثر و توجه به واکنش ها و
سؤالات است، افزایش دهند.
ارتباطات و مدیریت(قسمت دوم)
برخی مردم از ((ارتباطات سه بعدی)) صحبت می کنند، منظور آنها از این عبارت چیست؟
ارتباط نباید همچون خیابانی یک طرفه باشد. برای سهولت عملیات در یک سازمان پیچیده
امروزی، ارتباطات باید به سه شیوه برقرار شود :
1- نه تنها باید اطلاعات را از بالا به پایین (به سمت کارکنان) و از پایین به بالا
(برای مدیر) فراهم کنید بلکه کارکنان نیز باید افکار و احساساتشان را از پایین به
بالا به شما انتقال دهند.
2- از آنجا که همکاری میان گروهی در میان مدیران میانی بسیار مهم است بنابراین باید
یک جریان افقی اطلاعات هم بین مدیران میانی وجود داشته باشد.
3- تبادل اطلاعات با منابع خارجی نظیر : گروههای کارکنان، فروشندگان خارجی، مشتریان
وادارات دولتی نیز می باید وجود داشته باشد.
2. روش های ارتباطات
یک مدیر اثربخش چگونه روش ارتباطی مورد استفاده خود را انتخاب می کند؟
مدیران اثر بخش، روش های ارتباطی خود را براساس تحلیل دقیق بر روی عوامل محیطی بر
می گزینند. این امر به وظیفه خاص و اهداف شما بستگی دارد. اگر وظیفه شما ارائه
پیامی طولانی است و یا پیام باید به صورت دائمی ثبت شود، می توانید از نوشته
استفاده کنید. از سوی دیگر اگر سرعت، عدم رعایت تشریفات و یا نفوذ شخصی اهمیت دارد،
صحبت کردن ترجیح دارد.
انتخاب دیگر مدیران، حول این محور است که آیا با کارمند یا گروه ارتباط کاملی
برقرار می شود؟ ارتباط نفر به نفر این امکان را به مدیران می دهد که ، جریان
اطلاعات را کنترل کرده و آن را هدایت کنند. در ایجاد ارتباط با جمع کارکنان یک بخش،
مدیران باید آنها را به مشارکت و توسعه مسئولیت دعوت کرده و کمک کنند که روحیه جمعی
تقویت شود.
این امر مستلزم آن است که مدیر چیزی بیشتر از یک تسهیل کننده کار باشد و به گروه
کمک کند تا مشکلات را کشف کرده و به سمت اهداف مورد نظر در جهت حل مشکلات حرکت کند.
ارتباط نفر به نفر چگونه ممکن است مؤثر و سودمند واقع شود؟
ارتباط با هر یک از کارکنان، به خصوصیات منحصر به فرد آنان بستگی دارد و برای تمامی
آنان نمی توان از روشی یکسان استفاده کرد.
اهمیت این مطلب، زمانی که روابط شما با کارکنان توسعه می یابد، بیشتر آشکار خواهد
شد. افراد دوست دارند تفاوت هایشان شناخته شده و متناسب با خودشان با آنان رفتار
شود. سرپرستان باید با توجه به این مهم، از بین روشهای گوناگون نوشتاری و گفتاری،
روش مناسبی را برای برقراری ارتباط برگزینند.
ارتباطات گفتاری :
در روش ارتباط گفتاری، شخصی که مورد خطاب قرار میگیرد به سرعت از پیام ارسال شده
آگاه میشود و سرعت، لحن صدا، حالت، حرکت بدن و خطوط چهره به طور جدی واکنش های
افراد را تحت تاثیر قرار می دهند.
1.صحبت های غیر رسمی :
این گونه صحبتها، اساسی ترین شیوه های برقراری ارتباط هستند. همچنین برای ارتباطات
روزانه، راهنمایی ها، تبادل اطلاعات، مرور پیشرفت کار و جلسات انضباطی و حفظ روابط
شخصی مناسب هستند. حتی اگر صحبتها خیلی خلاصه باشد، باز هم مطمئن باشید که این گونه
ارتباط، امکان تبادل دو طرفه را فراهم می آورد. همچنین، وقتی مسائل عاطفی مطرح
باشند، ارتباط چهره به چهره بر نوشتن یا تلفن کردن ترجیح دارد.
2.قرار ملاقات :
قرار ملاقات برای ارزیابی منظم و مرور و بررسی جلسات کار، مناسب است. جلساتی که
زمینه ساز چنین ملاقاتهایی هستند، با ارائه اطلاعات کافی و کاهش حرفهای اضافی، مفید
و مؤثر خواهند بود.
بسیاری از مدیران برای پروژه های گسترده یا به خاطر برخی کارکنان (به ویژه افراد
جدیدی که دارای مشکل بوده و یا آنهایی که زیاد مسافرت می کنند) ملاقاتهایی دائمی به
صورت روزانه (بسیارمنحصر)، هفتگی(طولانی تر) و یا ماهیانه (بسیار گسترده) برگزار می
کنند.
3.ارتباط تلفنی :
ارتباط تلفنی برای کنترل های فوری، انتقال و یا اخذ اطلاعات، تذکر یا اطلاع رسانی
به کار می رود. در هر صورت، شخصیت تلفنی شما در بعضی مواقع واقعیت (چهره به چهره)
شما را نفی می کند. بنابراین، باید طنین صدای خود را به هنگام گفت و گوی تلفنی
کنترل کنید.
همچنین، از آنجا که در برخی موارد، گفت و گوهای معمول تلفنی از اعتبار کافی
برخوردار نیستند، گاهی باید یادداشتهایی در تایید پیام خود ارسال کنید.
